RAISON D'ÊTRE DU POSTE :
Seconder la Codirectrice Administrative, RH et financière dans les fonctions comptable et administrative comme le suivi de l'économat en assurant la mise à jour de la comptabilité et des outils de suivi tout en veillant aux respects des règles de la gestion comptable et administratives comme des procédures internes
Missions principales, sous la supervision de la Codirectrice :
1 - Assurer le suivi comptable de l'association dans le respect des normes comptables (70%) :
- Enregistrer les opérations comptables dans le logiciel comptable
- Vérifier la conformité des documents comptables reçus
- Contrôler les écritures comptables automatiques dans le logiciel comptable
- Garantir la fiabilité des comptes et des documents comptables
- Gestion du plan de trésorerie et rapprochement bancaire
- Gestion des relations avec les prestataires administratifs (expert-comptable, assurance, banque, etc.)
- Gestion des règlements et de la facturation aux clients
- Suivi des frais généraux
- Participer à la préparation des bilans comptables
- Assurer la veille réglementaire comptable
- Superviser des opérations d'inventaire comptable
- Suivi des notes de frais
- Suivi de la caisse (mise à jour journal de caisse, préparation des dépôts espèces et chèques, etc.)
- Suivi des adhésions
- Suivi des stocks matériels de l'association
- Suivi des tickets restaurants bénévoles et stagiaires
2 - Soutenir la Codirectrice dans la gestion administrative (20%) :
- Déposer les demandes de prise en charges financière des formations du personnel et parfois des bénévoles à notre OPCO en suivant le Plan de développement des compétences établi chaque année
- Demander et suivre les demandes de remboursements auprès de l'OPCO après chaque fin de formation
- Soutenir les équipes dans la préparation de leurs déplacements (réservations billets de train, hôtel, etc.)
- Archivage annuel des dossiers administratifs
- Mise à jour des dossiers du personnel
- Préparation une fois par an des outils de suivi RH annuel (calendriers des équipes, feuilles d'heures, etc.)
3 - Soutenir la Codirectrice dans la gestion de l'intendance (10%) :
- Assurer le suivi de la prestation entretiens des locaux
- Assurer le lien avec le CROUS, co-locataire du bâtiment
- Assurer le lien avec le propriétaire des locaux (demande d'interventions techniques)
- Assurer l'économat du quotidien (commande et courses)
- Assurer la responsabilité du budget économat
