Le Centre Hospitalier de Castelnaudary recherche pour son Service des Consultations externes avancées, une SECRETAIRE MEDICALE, ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE.
Relations hiérarchiques : cadre responsable des secrétariats.
Relations fonctionnelles internes : équipes médicales et paramédicales, les agents du service, les équipes administratives facturation, le bureau des admissions, les services de logistiques
Relations fonctionnelles externes : les secrétariats des autres établissements.
Lieu de travail : bureau
Horaires : base 35h/semaine, poste à 50%, à effet immédiat.
Moyens numériques mis à disposition : DPI (OSIRIS), internet, une tour informatique et au moins un écran, une imprimante/scanner, CrossWay, Doctolib, HM, Vocalsoft, Protranscribe, Evolucare, Bluekango, MIHPI
Risques liés aux activités : sur écran et la posture ergonomique - Agression des patients
1 - SECRETARIAT ET BUREAUTIQUE
Rédiger des courriers professionnels courants et personnalisés en respectant les règles orthographiques et grammaticales,
Saisir et mettre en forme des documents à l'aide de logiciels bureautiques et spécifiques dans le respect des normes de présentation,
Assurer le traitement du courrier : envoi et réception (Fax, courriers électroniques...)
Assurer un classement papier et/ou informatique des dossiers patients (scanner)
Assurer une veille législative, technologique du domaine médical et/ou médico-social
2 - COMMUNICATION ET INFORMATION
Accueillir, informer et orienter les patients,
Gérer les priorités et définir les urgences
Relayer les informations aux interlocuteurs concernés
Maîtriser le vocabulaire spécifique en fonction de l'interlocuteur
Adopter une conduite conforme aux règlementations et à l'organisation des organismes sanitaires et sociaux ainsi qu'aux instances médico-sociales
3 - GESTION ET ORGANISATION
Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers patients
Assurer la gestion administrative des dossiers : consultations, admissions, sorties et prise en charge en relation avec les organismes d'Assurance maladie et de Protection sociale,
Préparer la tarification, la codification des actes ou des bordereaux de facturation en respectant les procédures et les nomenclatures en vigueur
Gérer les stocks de consommables
Etablir une planification cohérente des rendez-vous (consultations, permanences.)
Gérer et coordonner les plannings d'une équipe médicale ou médico-sociale en respectant les contraintes et impératifs liés à la structure
4 - ASSISTANCE MEDICO TECHNIQUE
Transcrire et mettre en forme des documents : compte-rendu de consultation, de résultats d'examens spécifiques à partir d'un enregistrement (dictée numérique ou reconnaissance vocale),
Protéger et enregistrer un fichier dans un dossier
Qualités personnelles :
- Capacité à travailler au sein d'une équipe
- Adaptabilité, polyvalence
- Aptitude à l'écoute
- Rigueur
- Discrétion
- Être organisée
- Être maître de soi face aux situations conflictuelles
Cadre règlementaire :
Décret n°90-839 du 21 septembre 1990 portant statuts particuliers des personnels administratifs de la catégorie C de la fonction publique hospitalière
Le ou la secrétaire médical(e) est soumis(e) au secret professionnel. (art. R. 4127-72 et L. 1110-4 du code de la santé publique, art. L. 162-2 du code de la sécurité sociale) dont le respect est garanti par le code pénal (art. 226-13).
