Rejoignez Amaelles Vivadom : Mettez votre sens de l'accueil et votre rigueur au service d'une mission qui a du sens ! Amaelles Vivadom, union d'associations de services à la personne regroupant plus de 600 collaborateurs engagés, recrute un(e) chargé(e) de mission administrative à Nîmes (30).
Activité principale :
Il/Elle assure le suivi administratif et le suivi relationnel des locataires, et constitue l'interlocuteur(trice) principal(e) pour ces derniers ainsi que pour les prestataires externes intervenant pour la maintenance et l'entretien des parties communes.
Missions principales :
Suivi administratif
- Accueil physique et téléphonique.
- Réception, traitement et diffusion du courrier et des mails.
- Rédiger, mettre en forme et transmettre courriers, documents administratifs et comptes rendus.
- Créer, mettre à jour et archiver les dossiers administratifs.
- Collecter les pièces nécessaires, vérifier leur conformité et assurer leur suivi.
- Alimenter et tenir à jour les tableaux de suivi.
- Participer à la préparation de documents réglementaires ou internes.
Gestion administrative des locations
- Rédiger, renouveler et suivre les baux ainsi que les avenants.
- Préparer l'entrée des locataires : inscription sur la boîte aux lettres, relevé des compteurs et mise en service.
- Effectuer les états des lieux d'entrée et de sortie.
- Gérer les dépôts de garantie et veiller à leur bon traitement.
- Récolter, chaque année, l'attestation d'assurance des locataires.
- Élaborer et archiver les documents administratifs liés à la gestion locative (baux, avenants, courriers administratifs, etc.)
Suivi des charges locatives :
- Relever les compteurs d'eau et préparer les documents individuels pour la régularisation annuelle.
- Vérifier et comparer la consommation réelle des services (eau, chauffage, électricité, etc.) par rapport aux charges locatives provisionnées.
Relation avec les locataires
- Accueillir, informer et accompagner les locataires concernant leurs droits, devoirs et dispositifs d'aide (ALS, APL, etc.), afin de faciliter leur installation. Contacter le tuteur/curateur si le locataire est sous protection.
- Gérer la liste d'attente et fournir les premières informations aux candidats locataires.
- Traiter les demandes et réclamations des locataires, tout en veillant à maintenir une relation de confiance.
- Assurer un suivi rigoureux des loyers et mettre en place des actions préventives pour éviter les impayés, en collaboration avec le service financier.
- Prévenir et gérer les conflits.
Suivi financier :
- Contrôler la cohérence des ajustements des provisions de charges communes proposés par la direction financière.
- Vérifier la conformité de la révision du loyer avec les indices de référence.
- Suivre les indicateurs de gestion pour garantir la qualité et la performance du service.
- Assurer un suivi rigoureux des paiements des loyers.
Gestion technique des logements :
- Commander et suivre les travaux de réparation ou d'entretien.
- S'assurer du respect des normes de sécurité et d'hygiène dans les logements et parties communes.
Coordination avec les prestataires :
- Faire intervenir les entreprises de maintenance ou de services pour les réparations et les travaux d'entretien.
- Suivre la qualité des prestations réalisées, notamment en ce qui concerne la maintenance et l'entretien des parties communes.
Suivi réglementaire et administratif :
- Mettre à jour les dossiers et documents légaux relatifs à la gestion locative.
- Assurer une veille juridique continue afin de garantir la conformité avec la réglementation en vigueur.
