MISSIONS :
L'Assistant(e) de Coordination intervient dans le cadre d'un processus de primo-évaluation réalisé en faveur d'un public en perte d'autonomie quel que soit son âge pour ensuite assurer la mission « Ecoute - Information - Orientation » et si nécessaire mobiliser le service le plus approprié :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du public sur le site d'accueil principal ;
- Organiser les rendez-vous pour rendre effectif les accueils de proximité délocalisés et les assurer ;
- Assurer le traitement des FOP : réception, contrôle du contenu et du recueil du consentement, recherche des éléments complémentaires si nécessaire avant positionnement du dispositif, gestion des accusés de réception aux professionnels orientant ;
- Réaliser une primo-évaluation des demandes pour l'identification des besoins, à l'aide des outils internes ;
- Participation aux réunions d'équipe pour y présenter les demandes d'intervention pour lesquelles un positionnement d'équipe doit être pris au regard des doutes repérés en amont ;
- Accompagner les membres de l'équipe, sur demande et au besoin, aux réunions de concertation afin d'assurer la prise de note et participer à la rédaction de la synthèse ;
- Renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur ou le(s) service(s) recherché(s) ;
- Identifier les acteurs des différents champs (santé, social, médico-social) ainsi que les services dont la mobilisation et les interventions seraient nécessaires ;
- Organiser son intervention en tenant compte des limites de sa fonction / de ses missions ;
- Gestion et suivi des dossiers individuels de niveau 1 ;
- Saisie de l'ensemble des contacts et correspondances dans les logiciels métiers actuels et à venir de l'entité ;
- Gestion et actualisation de la base de données des logiciels métiers actuels à venir de l'entité ;
- Secrétariat : rédactions, enregistrements et gestion des courriers, publipostages, classements, archivages des courriers et dossiers individuels des usagers ;
- Gestion, alimentation et classement de la base documentaire - centre de documentation ;
- Participe à la création et/ou l'actualisation des outils internes ;
- Participe à la promotion de l'entité dans le cadre de l'exercice de ses fonctions mais aussi au travers sa participation à différentes instances de travail visant à concevoir et/ou actualiser les outils de communication (groupe de rédaction de la newsletter de l'entité) ;
- Participation aux différents groupes de travail de l'entité permettant d'améliorer les process, groupe de travail DUERP, etc.
Communiquer et construire une relation professionnelle
Savoir adapter les informations transmises en fonction de l'interlocuteur, dans le respect des règles déontologiques et du partage d'informations avec la personne et son entourage, ainsi qu'avec les professionnels ;
Transmettre ses savoirs auprès de ses collègues, de nouveaux personnels ou encore de stagiaires.
Articulations internes et transversalités
L'Assistant(e) de Coordination doit aussi s'assurer d'une cohérence et continuité de service en se coordonnant avec ses collègues, notamment en cas d'absence ;
Utiliser et participer à l'amélioration du paramétrage des logiciels métiers actuels et à venir ;
Participer aux travaux préparatoires pour la rédaction du rapport annuel des activités ;
Participer, au besoin, aux groupes de travail et comités de pilotage initiés en territoire par l'AF&LA et/ou les partenaires ;
Participer, sur demande, à l'animation d'actions collectives de prévention.
EMPLOYEUR ET RELATIONS HIERARCHIQUES :
L'Assistant(e) de Coordination est salarié(e) de L'ASSOCIATION FLANDRE & LYS AUTONOMIE. Il est en relation hiérarchique avec la Direction de l'AF&LA.
