***Poste à mi-temps (50%) au sein de l'EHPAD de Meyrueis***
Vos missions :
Accueil, orientation et lien social
- Assurer un accueil physique bienveillant et personnalisé des résidents, des familles, des professionnels de santé et des prestataires extérieurs,
- Gérer le standard téléphonique,
- Guider, rassurer et informer les familles lors de leurs visites (horaires, consignes de l'établissement),
Gestion administrative et logistique
- Traiter le courrier (réception, tri, distribution aux résidents ou aux services, affranchissement des courriers sortants).
- Participer à la gestion administrative des dossiers des résidents (préparation des admissions, transmettre les informations pratiques et tarifaires validées, organiser les visites de découverte, actualiser le suivi des demandes et effectuer les relances convenues, mise à jour des coordonnées des familles, classement de documents administratifs),
- Gérer le planning des visites ou des réservations de repas pour les familles (repas invités).
- Appui aux démarches administratives et à la facturation : aider les résidents et leurs représentants à identifier les justificatifs nécessaires aux démarches liées au séjour et les orienter vers le service compétent pour l'instruction des aides,
- Assurer le secrétariat courant,
- Assurer le suivi des stocks de fournitures de bureau et de petits matériels administratifs.
Votre profil :
- Niveau Bac à Bac+2.
- Une expérience dans le secteur médico-social ou associatif est un plus.
- Maîtrise des outils informatiques (Pack Office ou LibreOffice : Word, Excel).
- Excellente communication écrite (orthographe) et orale.
- Connaissance et respect strict du secret professionnel, de la discrétion administrative et de la charte des droits et libertés de la personne âgée dépendante.
- Savoir gérer simultanément l'accueil physique, les appels téléphoniques et les demandes administratives, en évaluant leur priorité et en différant de manière adaptée les sollicitations non urgentes.
Conditions de travail :
- Horaires : du lundi au vendredi de 9h à 12h30.
- Contraintes particulières : Poste sédentaire, exposition directe au bruit du hall d'accueil, gestion des interruptions fréquentes (téléphone, résidents, familles en simultané).
- Continuité de l'accueil : avant la fin de chaque matinée, transmettre au relais désigné les messages urgents et les demandes nécessitant une suite dans la journée.
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
