Notre établissement recherche un agent administratif (H/F) avec pour missions :
Gestion administrative :
- Saisie et mise en forme de documents rédactionnels et administratifs.
- Diffusion de documents (mise à jour, duplication, mailing) en respectant la charte de l'établissement.
- Classement et archivage des documents administratifs (papier et numérique) en respectant les règles d'archivage et de confidentialité.
- Collecte, édition et diffusion de documents administratifs auprès des élèves, des familles et des enseignants.
- Pré-instruction technique des dossiers d'inscription et gestion des étapes menant à l'inscription définitive.
- Préparation des dossiers des élèves quittant l'établissement.
- Distribution, gestion et commande des petites fournitures.
Accueil téléphonique et physique :
- Accueil, renseignement et orientation des visiteurs et des élèves.
- Prise en charge des appels quotidiens des familles concernant les absences non justifiées ou autres incidents.
Gestion des agendas :
- Gestion des agendas en tenant compte des priorités, des impératifs et des urgences.
Suivi administratif :
- Classement et archivage des documents administratifs.
- Information orale et/ou écrite du suivi ou de la réalisation des tâches confiées.
Savoir-faire :
- Utilisation des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Suite Charlemagne.
- Accueil, filtrage et orientation des appels et des demandes téléphoniques.
- Identification des informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel (RGPD).
- Rédaction et mise en forme de documents de façon autonome.
- Organisation et priorisation des activités du secrétariat.
- Travail en équipe et collaboration.
Conditions de travail :
La secrétaire polyvalente exerce sous l'autorité de l'équipe de direction et peut se voir confier d'autres missions ponctuelles selon les besoins du service.
Profil recherché :
- Appétence pour le monde de l'éducation et scolaire.
- Sens de l'accueil et développement de la confiance en soi.
- Écoute, réactivité et adaptation aux changements.
-Dynamisme, persévérance et gestion du stress.
- Patience, prise d'initiatives et enthousiasme.
- Respect des engagements et des responsabilités.
*** Poste à pourvoir à partir de mi-Aoùt *** Poste idéal pour personne travaillant déjà à mi-temps.
