RESPONSABILITÉS :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique.
- Gérer les courriers entrants et sortants.
- Rédiger les courriers, comptes rendus, notes de service et mails professionnels.
- Classer, archiver et numériser les documents administratifs.
- L'ouverture administrative des dossiers chantiers.
- La création et la mise à jour des dossiers de chantier.
- Le classement des marchés, devis, bons de commande et contrats.
- Le suivi des ordres de service (OS).
- Le suivi des avenants aux marchés.
- Le suivi des situations de travaux.
- Gestion administrative des appels d'offres.
PROFIL RECHERCHÉ :
- Excel et Word.
- Outlook.
- Sage.
- Bac professionnel Gestion-Administration.
- BTS Gestion de la PME.
- 2 à 5 ans dans l'assistanat administratif, idéalement dans une entreprise de bâtiment ou de travaux publics.
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
