Attention : le diplôme est requis ou 1ère expérience en cabinet medical ou médico social et secrétariat appréciée.
Contrat : 12h15 hebdomadaire - CDD de 6 mois - CAMSP/PCO - SAVERNE/INGWILLER
Vos principales missions :
Accueil et information
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers, familles, partenaires et prestataires
- Répondre aux demandes d'information, les transmettre, les orienter vers les bons interlocuteurs
- Gérer les rendez-vous et les plannings, les présences/absences des usagers dans les logiciels métiers
Gestion administrative
- Rédiger, mettre en forme et diffuser des courriers divers, comptes rendus, rapports
- Suivre et mettre à jour les dossiers administratifs des usagers (DUI), les attestations règlementaires et diverses
- Gérer des admissions et sorties des usagers
- Assurer le classement, l'archivage et la tenue des dossiers
Suivi des données et tableaux de bord
- Chercher, saisir et/ou actualiser les données dans les logiciels métiers
- Participer à la constitution de statistiques, tableaux de bord, questionnaires de satisfaction et rapports
d'activité
Soutien à la direction et aux équipes
- Participer à l'organisation des réunions et d'évènements spécifiques (convocations, ordres du jour, PV,...) ainsi que la logistique s'y rapportant
- Aider à la préparation des documents pour les instances (conseils de vie sociale, commissions)
Participer au dispositif institutionnel, en :
- Collaborer de manière constructive avec ses collègues, autres salariés de l'Association et partenaires extérieurs
- Contribuer à l'amélioration et au développement des prestations à destination des usagers
- Connaître et utiliser les documents de la démarche qualité et la certification ISO 9001
Profil :
Diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle ou diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en assistanat.
Diplôme requis (et expérience dans le secteur médico-social appréciée).
Compétences clefs
- Être un relai auprès des équipes
- Être discret et respecter la confidentialité
- Faire preuve de polyvalence, rigueur, organisation
- Savoir prioriser, maîtriser les délais
- Être autonome
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
