- Assure le secrétariat, l'accueil ainsi que certaines tâches de comptabilité liées aux activités et à l'utilisation des locaux.
- Accueille le public sur place et au téléphone.
- Oriente et informe le public, les partenaires et les usagers.
MISSION PRINCIPALE
DEFINITION DU POSTE :
- Assure le secrétariat, l'accueil ainsi que certaines tâches de comptabilité liées aux activités et à l'utilisation des locaux.
- Accueille le public sur place et au téléphone.
- Oriente et informe le public, les partenaires et les usagers.
MISSION PRINCIPALE
Gérer les inscriptions des familles aux activités du centre social avec le logiciel BEL AMI
- Accueil physique et téléphonique
- Réception, orientation et transmission de communications téléphoniques
- Saisie de document Word et Excel et classement
- Maîtrise du logiciel « Bel ami »
- Gestion des locations de salles
- Gestion du planning d'occupation du centre social
- Gestion du courrier (ouverture, tri, distribution, rédaction.), les plannings, les agendas, les fichiers, les fournitures, les inscriptions aux activités.
- Traitement les documents : création, mise en forme, envois, suivi, classement, archivage.
- Veille à la circulation des informations orales et écrites.
- Assure la communication et l'information entre le public et le centre social.
- Gestion de l'affichage et la documentation du centre social
- Réalise ponctuellement des travaux administratifs au service des associations locales et des usagers.
- Enregistre les inscriptions, éventuellement leur règlement et tient le fichier des usagers à jour.
COMPÉTENCES REQUISES
Compétences techniques
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, logiciel « Bel ami »)
- Maîtrise de l'orthographe
- Expression orale et écrite claire
- Maitrise du logiciel « Bel-Ami »
- Maîtrise des techniques de communication
Aptitudes professionnelles
- Ponctualité et assiduité
- Rigoureuse et organisée
- Respecter la confidentialité des informations et des documents
- Avoir une présentation adaptée
- Avoir intégré la notion de service
- Savoir établir une relation adaptée à son poste de travail
- Sens aigu de la relation et du contact
- Bonne capacité à la prise d'initiative
- Bonne capacité au travail en équipe
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
