Recherche une Assistante Administrative Polyvalente pour accompagner la Secrétaire Générale et l'Administrateur dans la gestion quotidienne de la structure. Missions variées, avec une forte dominante administrative.
Secrétariat et gestion administrative
- Réception et traitement du courrier postale
- Accueil téléphonique, prise de messages et orientation des interlocuteurs.
- Gestion des courriels entrants et du courrier tri, traitement, classement et transmission.
- Rédaction de courriers, comptes rendus et relecture de procès-verbaux.
- Gestion et suivi de dossiers administratifs variés.
- Mise à jour, contrôle et fiabilisation des bases de données.
Gestion des formations
- Recensement et suivi des inscriptions des stagiaires mensuel.
- Constitution et gestion administrative des dossiers sur plateforme dématérialisée.
- Préparation logistique des sessions de formation convocations, supports pédagogiques, salles, repas, dossiers participants.
- Élaboration des devis, relances et facturation.
- Transmission des dossiers auprès de la Confédération.
Organisation et logistique
- Relever des compteurs des copieurs et facturation aux différents utilisateurs
- Organisation de réunions, assemblées et événements :
. Gestion des invitations ;
. Suivi des inscriptions ;
.Commande des repas ;
.Préparation des supports et documents.
- Classement, archivage et gestion documentaire.
Outils numériques et communication
- Création et suivi de tableaux de bord sous Excel.
- Utilisation quotidienne des outils bureautiques et collaboratifs.
- Participation à l'animation des supports de communication site internet, Facebook, Instagram, etc.
ATTENTION, poste previsionnel pour embauche en Janvier 2027
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
