Rattaché(e) à la Responsable de l'Hébergement et de l'Hygiène de l'Environnement, l'assistant(e) administratif(ve) assure, en binôme avec une seconde personne occupant la même fonction, le bon déroulement de l'activité hébergement et la qualité d'accueil des stagiaires.
Ses principales missions sont les suivantes :
- Gérer l'ensemble des tâches administratives liées à l'hébergement : rédaction et traitement des courriers, attestations, conventions, ordres de paiement, quittances de loyer, taux d'occupation, factures...
- Préparer l'accueil des stagiaires en formation professionnelle : constitution des documents administratifs nécessaires, remise des clés.
- Assurer le suivi administratif de l'activité hébergement : mise à jour du tableau de suivi, gestion complète des dossiers stagiaires via le logiciel interne SYNERGIE.
- Garantir une présence d'accueil de qualité en assurant des permanences physiques et en répondant aux besoins des stagiaires.
- Créer et suivre les badges repas pour les professionnels et les patients, ainsi que la gestion des comptes via le logiciel de restauration RECO.
- Intervention aux réunions pluridisciplinaire de suivi des situations des stagiaires.
- Assister la Responsable de l'Hébergement et de l'Hygiène de l'Environnement dans les projets généraux du service.
L'assistant(e) administratif(ve) travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des services du CRM, favorisant une coordination fluide et un service de qualité.
Ce que nous proposons :
- un CDD de remplacement 1 mois (17h30/semaine), renouvelable
- une rémunération avec reprise de votre ancienneté
- une prime décentralisée
- des formations tout au long de votre parcours professionnel
- Horaires : du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30.- Disposer d'une expérience professionnelle (2 à 5 ans) en hôtellerie, en hébergement ou auprès d'un bailleur social.
- S'adapter aisément aux différents publics accueillis : stagiaires en situation de handicap, patients en rééducation fonctionnelle, professionnels, etc.
- Maîtriser les outils informatiques et notamment Excel.
- Faire preuve d'organisation, de méthode et de polyvalence, notamment dans un environnement où les priorités peuvent évoluer rapidement.
- Garantir une gestion rigoureuse des clés, des tableaux de suivi et des informations administratives.
- Maîtriser l'expression orale et écrite, avec une communication claire et professionnelle en toutes circonstances.
- Disposer d'un excellent sens de l'accueil, tant en présentiel qu'au téléphone, en incarnant les valeurs de courtoisie et de disponibilité du service.
- Savoir gérer son stress et ses émotions, tout en maintenant une posture professionnelle adaptée aux situations rencontrées.
- Identifier, hiérarchiser et traiter les priorités afin d'assurer une continuité de service efficace.
Nos avantages
- Un accès un restaurant d'entreprise à 2.92€ le repas
- Un accès gratuit à nos infrastructures sportives : piscine, salle de musculation, gymnase
- Des vélos mis à disposition
- Une mutuelle familiale et une prévoyance
- Une micro-crèche d'entreprise
- Un CSE actif
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
