Description

Nous recherchons pour notre agence ATOS un Assistant administratif & opérations (H/F).
Au sein de notre équipe de 2 personnes, vous serez amené(e) à assurer différentes missions administratives et opérationnelles, avec un poste évolutif au fil du temps.

Vous disposez d'une expérience de 3 ans minimum en assistance de direction. Une formation interne au secteur maritime est prévue afin de vous accompagner dans votre prise de poste et votre montée en compétences.

Vous serez notamment chargé(e) de :

Assurer la facturation et le suivi administratif et réaliser diverses tâches administratives liées à l'activité
Ouvrir et trier le courrier quotidien, puis le transmettre aux services concernés
Classer, archiver et tenir à jour les dossiers administratifs
Traiter les mails entrants de certaines boîtes mail et classer et archiver les documents
Organiser et maintenir à jour les dossiers sur le cloud
Assurer le suivi de la position des navires
Suivre les opérations en cours et assurer les notifications auprès des clients
Mettre en place et assurer le suivi des protocoles internes de la société
Gestion et animation des réseaux sociaux, participation au développement de la communication et de la visibilité de l'entreprise

Relations de travail
Interne :
- Vous êtes en relation et communication permanente avec tous les membres de l'entreprise en général.
- Assurer un échange constant avec les divers services en vue de mettre à jour vos connaissances, partager les expériences et remonter les informations globales,
- Assurer un échange constant avec les interlocuteurs des différents sites afin de rester informé de la vie globale de l'entreprise
- Etre source de proposition pour les évolutions positives dans les relations inter et intra-services,
- Respecter et faire respecter les protocoles de fonctionnement interne et rédiger tout élément s'y rattachant.
- Votre rôle d'Assistante demande une communication permanente avec votre supérieur hiérarchique et collaborateurs pour vous tenir au courant des affaires en cours.

Savoir-être professionnel :
Vous êtes autonome, organisé(e) et savez prendre des initiatives dans votre travail. Vous êtes force de proposition et aimez contribuer activement à l'amélioration des missions qui vous sont confiées.
Vous savez organiser et prioriser vos tâches, tout en faisant preuve de réactivité face aux imprévus. Vous êtes à l'aise dans la gestion des situations urgentes et savez garder votre calme en période de stress.
Enfin, vous souhaitez vous investir dans un poste évolutif, prendre progressivement de nouvelles responsabilités et participer activement au développement du poste.

la quotité hebdomadaire est inférieure à la durée minimale légale du temps de travail