Tremplin 73, agence de travail temporaire, recherche pour l'un de ses clients un/une Assistant(e) administratif(ve) H/F à temps partiels dans le cadre d'un remplacement temporaire.
Vous intégrerez une entreprise basée à Ugine et travaillerez en collaboration avec les différents services de l'entreprise : direction, comptabilité et chargés d'affaires.
Une première expérience en administration est indispensable. Une connaissance du secteur du BTP serait un véritable atout.
Vos missions :
Ressources humaines :
Assurer le suivi administratif des embauches et des départs des salariés
Mettre à jour les dossiers administratifs du personnel
Organiser les visites médicales
Préparer les déclarations d'accidents du travail
Assurer le suivi des absences et des congés
Gérer les besoins en intérim : demandes auprès des agences, suivi des contrats, saisie des heures et contrôle de la facturation
Organiser et suivre les formations professionnelles
Assurer le suivi des habilitations obligatoires et des organismes de formation
Gestion administrative et financière :
Préparer les dossiers administratifs liés aux appels d'offres et effectuer les dépôts sur les plateformes dédiées
Assurer le suivi administratif des chantiers
Constituer les dossiers chantiers et assurer le suivi des cautions bancaires et de leurs levées
Préparer les PPSPS et les dossiers de sous-traitance
Participer à la préparation des DOE en fin de chantier
Organiser les réservations nécessaires aux déplacements professionnels : restaurants, parkings, etc.
Gérer le courrier papier et électronique, ainsi que le classement et l'archivage
Assurer la gestion des fournitures de bureau, de la téléphonie, du photocopieur et des contrats d'assurance
Assurer le suivi des dossiers Qualibat, Professionnel du Gaz, Qualigaz et Consuel
Assurer l'accueil physique et téléphonique
Saisir les factures fournisseurs, effectuer le rapprochement avec les bons de livraison et assurer leur répartition par chantier
Profil recherché
Vous êtes titulaire d'un BTS Assistanat, Gestion PME/PMI ou d'une formation équivalente et justifiez d'une expérience réussie sur un poste administratif polyvalent.
Vous maîtrisez les outils informatiques et les logiciels de gestion administrative et comptable.
Vous êtes reconnu(e) pour votre :
Rigueur et organisation
Autonomie
Polyvalence
Capacité à travailler en équipe
Bon relationnel et aisance en communication
Sens des priorités
Poste en 20h du lundi au vendredi
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
