Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) au bureau et à la direction de l'association.
Type de contrat : CDD à temps partiel
Quotité horaire : 0.5 ETP
Missions principales :
Gestion financière courante
-Rédaction, envoi et suivi des devis et factures
-Tenue courante de la comptabilité (classement, saisie régulière), compilation des éléments comptables pour les bilans, en lien avec le CA et la direction.
-Gestion des dépenses/recettes courantes, sous validation du trésorier pour les opérations sensibles
-Archivage administratif (devis, factures, contrats signés, conventions), sur les outils numériques dédiés et le cas échéant en version papier
Appui aux financements
-Rédaction et suivi des dossiers de subvention dans le cadre fixé par la direction (échéances, pièces justificatives, rapports d'activité intermédiaires)
-Suivi des dates de dépôt et de restitution des aides accordées
Administration des ateliers et gestion des adhérents
-Gestion des adhésions (formulaires, base de données, suivi des paiements)
-Relances de paiement auprès des familles/adhérents (hors situations conflictuelles, remontées à la direction)
-Gestion pédagogique courante (organisation, logistique), hors gestion des éventuels conflits sensibles
Organisation logistique des événements
-Organisation logistique des spectacles amateurs de fin d'année (réservation de salle, formulaires, coordination avec les familles) une fois le cadre annuel posé par la direction
-Coordination logistique des sorties scolaires au théâtre (réservation des billets, organisation avec les familles) une fois les spectacles choisis par la direction
Communication
-Mise à jour du site internet et des supports de communication (ateliers, spectacles)
-Diffusion de la newsletters
-Gestion courante de la boîte mail (tri, réponses courantes, relances), avec remontée à la direction des sujets sensibles
Environnement de travail :
Lieu : Vitrolles, au domaine de Fontblanche. Les locaux comprennent un bureau, une salle de répétition, un petit théâtre (35 places), une cuisine, des sanitaires.
Télétravail partiel envisageable : oui, selon les périodes de l'année
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
