L'AFAH (Association pour les Foyers et Ateliers des personnes Handicapées) gère le Centre Phocée à Marseille 14e, établissement médico-social accompagnant simultanément près de 90 personnes en situation de handicap, au sein de plusieurs dispositifs : ESPO, ESRP, UEROS, Action Jeunes et PEC.
- Gérer les dossiers administratifs des personnes accompagnées : création, mise à jour, suivi de complétude, archivage.
- Préparer et réunir les documents administratifs nécessaires en amont de l'entrée des personnes accompagnées dans le dispositif.
- Récupérer les pièces manquantes auprès des partenaires, des familles et des personnes accompagnées, et assurer les relances.
- Saisir et mettre à jour les informations dans les logiciels métiers (Ogirys, Via Trajectoire, RésidESMS, Docapost).
- Produire et actualiser les tableaux de bord (effectifs, entrées, sorties), en lien avec la secrétaire de direction.
- Assurer le lien avec les coordinateurs de parcours pour la transmission des informations relatives aux parcours.
- Assurer le suivi administratif des dossiers tout au long du parcours des personnes accompagnées (mise à jour, échéances, pièces complémentaires).
- Participer à la mise en forme et à la transmission des bilans aux partenaires et à la MDPH.
- Assurer le suivi administratif spécifique du dispositif Action Jeunes.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique en renfort si nécessaire.
- Participer à la rédaction et à la mise en forme de courriers et documents institutionnels.
- Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes-rendus de réunion.
- Contribuer au classement, à la distribution et à l'archivage du courrier.
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
