IDENTIFICATION DU POSTE - CONDITIONS D'EXERCICE
Exigibles :
-Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers
-Poste à 50%
- Forfait jour
- Poste rattaché à la Directrice et sous la supervision de l'assistante de direction
- Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME
- Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication)
MISSIONS DETAILLEES
1. Gestion administrative et organisationnelle
- Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous
- Tenue de l'agenda de la cheffe d'établisement
Réservation des salles et organisation des visioconférences
Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports)
Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction
- Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde
- Participation à la gestion administrative des conventions
- Gestion de la boîte mail secrétariat de direction et direction en lien avec la Directrice de l'établissement (traitement des demandes et réorientation vers les différents services et partenaires extérieurs)
- Classement et archivage des documents
2. Accueil et communication
- Accueil physique et téléphonique
- Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale
EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS
- Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé
- Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels
- Activité nécessitant discrétion et confidentialité
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs)
- Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation
- Capacités rédactionnelles avancées
CAPACITES REQUISES
- Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité
- Sens du travail en équipe
- Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition
- Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle
- Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle
- Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités
AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE
- Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
