Avec la directrice, l'assistant.e de direction assure le suivi administratif des financements, participe au montage des dossiers de subvention, prépare les bilans, structure les outils de suivi et contribue à la recherche de nouvelles ressources publiques et privées, et accompagnement au fonctionnement de l'association.
Assistance administrative à la direction
Rédaction et mise en forme de courriers, mails, comptes rendus et documents.
Suivi des échéances administratives.
Préparation des documents nécessaires aux réunions et rendez-vous de la direction.
Mise à jour des tableaux de bord et outils de suivi.
Appui aux demandes de subventions
Rechercher les sources de financements mobilisables auprès des partenaires publics et privés
Monter des dossiers de demande de subvention solides et convaincants.
Assurer le suivi des subventions allouées : des échéances de dépôt et de renouvellement.
Suivi d'un projet européens
Classement des conventions et notifications de financement.
Préparation des pièces nécessaires aux bilans financiers et qualitatifs.
Suivi des demandes de versement, acomptes et soldes.
Relance des financeurs lorsque nécessaire.
Assurer le suivi administratif et financier d'un projet européen : suivi des conventions et des échéances, gestion et classement des pièces justificatives, suivi des dépenses et du budget, préparation des éléments nécessaires aux bilans et demandes de versement, en lien avec la direction et les partenaires concernés.
Organisation et logistique
Réservations nécessaires aux activités et déplacements.
Préparation logistique des réunions et événements.
Relations administratives avec les prestataires.
Fonctionnement général de l'association
Participer à l'animation de la vie associative et des instances de participation. Participer au bon fonctionnement quotidien de la structure.
Contribuer à l'accueil des habitants, bénévoles et partenaires.
Participer à l'entretien courant du matériel et des espaces utilisés dans le cadre des actions.
Compétences requises
Savoirs sur :
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, messagerie, outils collaboratifs.
Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise de l'orthographe.
Capacité à assurer le suivi administratif et financier de projets.
Capacité à suivre un budget, des dépenses et des pièces justificatives.
Capacité à constituer et suivre des dossiers de subvention et leurs bilans.
Capacité à respecter et anticiper les échéances.
Capacité à élaborer et mettre à jour des tableaux de bord.
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à hiérarchiser les priorités.
Une connaissance du secteur associatif et des financements publics et/ou européens serait appréciée
Savoir-être :
Rigueur et sens de l'organisation.
Autonomie dans la réalisation des missions confiées.
Discrétion et respect de la confidentialité.
Fiabilité.
Réactivité et capacité d'adaptation.
Bon relationnel et capacité à travailler en équipe.
Aisance avec différents interlocuteurs : salariés, bénévoles, habitants, partenaires et institutions.
Conditions particulières :
25 heures semaines à répartir sur 4 jours
Télétravail possible selon l'organisation interne.
Possibilité de formation en interne pour adaptation au poste (en amont du recrutement)
Entretiens prévus à partir de mi-septembre
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
