L'assistant de gestion assiste le secrétaire général de l'EPLE dans l'organisation quotidienne de la gestion matérielle et financière de l'établissement et contribue au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance. Il rend compte de tous les problèmes ou informations nécessaires à la gestion du service.
A ce titre :
- Il contribue au fonctionnement général du secrétariat de gestion (gestion de la base GFC ou OP@LE, gestion des ressources humaines, gestion des documents administratifs et financiers et gestion de la communication) ; il suit les commandes de l'établissement ;
- Il assure l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes ; Il fournit une information de premier niveau à l'ensemble des personnels, des familles et des élèves dans le domaine d'activité qui est le sien ;
- Il réceptionne, diffuse et assure la traçabilité de l'ensemble des courriers et des courriels ;
- Il est en charge de la valorisation de l'ensemble des supports de communication ;
- Il est en charge de la gestion des bourses et de l'accompagnement des familles ; Il a aussi en charge le suivi des créances et du contentieux ;
- Il est en charge du suivi des droits constatés : il peut réaliser des encaissements et vérifier les bordereaux d'encaissement ;
- Il peut être amené à gérer des dossiers spécifiques ou transversaux dans le cadre de projets de l'établissement comme les voyages scolaires ;
- Il entretient des relations avec l'ensemble des partenaires, notamment la collectivité de rattachement ;
- Il met à jour l'ensemble des bases de gestion ;
Si l'emploi est classé en catégorie B, l'assistant de gestion peut être amené à gérer une équipe et se voir confier des tâches correspondant à un niveau d'expertise acquis par l'expérience. Il peut être investi de responsabilités particulières de coordination notamment dans le domaine comptable (dépenses et recettes).
Profil recherché :
Organisation du système éducatif ;
Culture Internet ;
Environnement professionnel ;
Techniques de communication écrite et orale ;
Techniques du domaine d'activités ;
Enregistrer et classer des documents ;
Rédiger et mettre en forme des documents ;
Travailler en équipe ;
Savoir planifier et respecter les délais ;
Utiliser les outils bureautiques ;
Savoir gérer des aléas ;
Utiliser des logiciels spécifiques à l'activité ;
Qualités requises
Discrétion, Sens de l'organisation ; Capacité d'adaptation, Réactivité, Rigueur, fiabilité et sens relationnel.
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
