Rattaché(e) à la Direction, vous assurez la gestion opérationnelle des moyens généraux de l'entreprise pour l'ensemble de nos cinq sites en France. Véritable interlocuteur(trice) des équipes et des prestataires, vous contribuez au bon fonctionnement de nos infrastructures, de nos équipements et des services nécessaires à l'activité quotidienne de l'entreprise.
Description du poste :
Périmètre d'intervention : 5 sites en France - entre 50 et 70 collaborateurs
Missions principales :
Gestion du parc automobile
Vous pilotez la gestion administrative et opérationnelle d'un parc d'environ 25 à 30 véhicules (véhicules de fonction et véhicules utilitaires) :
- gérer les demandes de devis, les commandes, les mises à disposition et les restitutions des véhicules ;
- suivre les entretiens et contrôles réglementaires et veiller à leur bonne réalisation ;
- gérer les sinistres en lien avec les assureurs et les salariés et suivre les réparations ;
- assurer la gestion des cartes carburant (attribution, renouvellement, suivi) et le traitement des contraventions ;
- assurer le suivi des contrats d'assurance automobile (adhésions, radiations, modifications) et être l'interlocuteur des assureurs et courtiers.
Gestion immobilière
- Assurer le suivi administratif des baux des différents sites de l'entreprise et l'interface avec les différents interlocuteurs.
Gestion des fournitures, des équipements de protection individuelle (EPI) et des vêtements de travail.
Vous veillez à la bonne gestion et à la disponibilité des équipements nécessaires à l'activité :
- recenser les besoins auprès des équipes ;
- consulter les fournisseurs, comparer les offres et optimiser les achats dans le respect du budget ;
- passer les commandes et assurer leur réception, leur distribution et le stockage.
Gestion des assurances de l'entreprise
- assurer le suivi des contrats d'assurance Exploitation et Responsabilité Civile ;
- gérer les attestations d'assurance ;
- être l'interlocuteur privilégié des courtiers et assureurs pour les dossiers relevant de votre périmètre.
Assistance auprès de la Direction
Apporter un appui ponctuel à la Direction dans l'organisation logistique de certaines activités, notamment dans l'organisation de déplacements professionnels ou dans l'organisation d'événements réunissant clients, partenaires ou collaborateurs.
Gestion des bâtiments et des prestations de services
Principalement pour le site de Roissy, mais également si besoin pour les autres sites, vous assurez le bon fonctionnement des bâtiments :
- planifier et suivre les interventions de maintenance courante ou urgente (plomberie, électricité, portails, nettoyage exceptionnel, etc.) ;
- gérer les contrats de prestations liés aux bâtiments (ménage, espaces verts, ascenseurs, fontaines à eau, toiture, collecte des déchets, etc.) ;
- rechercher et sélectionner de nouveaux prestataires lorsque nécessaire ;
- assurer le suivi des interventions et valider les factures correspondantes.
D'une façon générale le/la chargé(e) des Moyens Généraux assure le suivi budgétaire des dépenses relevant de son périmètre, contrôle les factures et contribue activement à l'optimisation des coûts liés aux prestations, équipements et contrats.
Code ROME : M1216
Le secrétaire général est un cadre de haut niveau qui joue un rôle central dans la gestion administrative et stratégique de l'organisation, assurant la responsabilité d'une large gamme de fonctions allant de la coordination des activités internes à la gestion des relations avec les parties prenantes externes.
Coordonne les différentes directions de l'entreprise pour assurer la cohérence des actions
Supervise la préparation des dossiers stratégiques et assure leur suivi
Participe à la définition des orientations stratégiques et à leur mise en œuvre
Assure la liaison entre le conseil d'administration et les différentes parties prenantes de l'entreprise
Veille au respect des obligations légales et réglementaires de l'entreprise
Peut représenter l'entreprise lors d'événements officiels ou de négociations importantes
