Description

MISSIONS GENERALES DU POSTE

Accueil

- Accueil physique et téléphonique des usagers, gestion du standard et messagerie avec transmissions des informations aux personnes concernées
- Réception et tri du courrier et des mails

Élus :

- Lettre de remerciement pour les subventions
- Impression+ envoi

Salariés :

- Réalisation des fiches de paie pour l'ensemble des salariés de l'association.

Bénévoles :

- Vérification des feuilles de frais de déplacement

Stagiaires :

- Réception et impression de la prescription
- Création du dossier papier, informatique et tableau stagiaires
- Impression des documents administratifs pour la constitution du dossier HSP
- Contacte le futur stagiaire pour prise de rdv d'accueil avec demande de documents
- Après le RDV d'accueil, scanne les documents à mettre dans le dossier informatique
- Vérification du téléphone, mail, adresse.
- Envoi d'un mail au prescripteur pour information d'entrée du stagiaire
- Relance pour les documents manquants
- Sortie stagiaire, courrier de sortie stagiaire+ attestation de présence+ mail au prescripteur
- Archivage du dossier informatique et papier
- Envoi un tableau des sorties à l'ASFODEP et envoi de mail pour des suspensions
- Préparation des feuilles d'émargement pour le suivi région
- Facturation des permanences auprès des financeurs/partenaires/clients

Conseil d'administration :

- Élaboration de la convocation
- Envoi par mail
- Mettre en forme le compte rendu du conseil d'administration et le compte rendu de la réunion conseil d'administration et salariées

Assemblée Générale :

- Élaboration de la convocation
- Envoi par mail aux bénévoles, partenaires, élus

Logistique :

- Commande des repas, courses, réservation de salles+ envoi d'un courrier confirmant la demande aux maires
- Élaboration des commandes de fournitures administratives en consultant les besoins de chacun
- Établissement de la commande par mail+ appel au fournisseur pour date de livraison
- Réception et contrôle de la livraison, rangement
- Gestion du stock par tableau et distribution des besoins de fourniture par demande
- Gestion des clés des locaux

Clients :

- Élaboration des factures- Scan des émargements et de la facture et envoi par mail aux clients
- Encaissement des cours, notation dans le tableau clients et dans le tableau fond de caisse
- Vérification de la caisse