RESPONSABILITÉS :
Le Groupe Hospitalier Bretagne Sud de Lorient recrute un ou une Secrétaire dans le cadre d'un contrat à durée déterminée de 6 mois afin d'occuper un poste à 80% se décomposant ainsi : 50 % secrétariat Commission Médicale d'Etablissement (50%) et 30% secrétariat Hémovigilance.
Vos missions exercées sur le site du Scorff à Lorient consisteront à :
1/ pour la Présidence de la Commission Médicale d'Etablissement (50%) :
- Gérer l'agenda de la Présidente de la CME
- Gérer la boîte mail du secrétariat de la CME
- Réaliser l'organisation matérielle des diverses réunions : CME (instances et bureaux), réunions bimensuelles avec les chefs de pôle, commission du dossier patient, divers groupes de travail, etc.
- Répondre aux propositions de réunions
- Faire un point de planning hebdomadaire
2/ pour l'Hémovigilance et la Sécurité Transfusionnelle (30%) :
- Assurer la traçabilité des transfusions de produits sanguins labiles effectués au GHBS.
- Participer à l'élaboration du bilan de l'activité transfusionnelle de l'établissement.
- Participer à la gestion des évènements indésirables receveurs et incidents graves de la chaine transfusionnelle.
- Organiser les réunions du CSTH et des référents hémovigilance et sécurité transfusionnelle.
- Diffuser les informations concernant l'hémovigilance dans l'établissement.
- Aider à l'organisation des journées de formation hémovigilance
PROFIL RECHERCHÉ :
CONDITIONS A REMPLIR POUR CANDIDATER
- Etre titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 type BTS assistant manager
ou bénéficier d'une expérience similaire de plusieurs années en qualité ou gestion des risques
- Une expérience dans le domaine de la santé / hospitalier ou secrétariat de direction serait appréciée
COMPETENCES DEMANDEES
- Connaitre la gestion d'un secrétariat : classement, archivage, gestion du courrier, gestion des appels téléphonique, gestion des messages ......
- Maîtriser les logiciels informatiques de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) : création de modèles, publipostage, utilisation des différentes fonctionnalités de tableau
- Posséder de bonnes qualités rédactionnelles : orthographe, diffusion de l'information...
- Avoir une connaissance générale de l'organisation d'un établissement hospitalier
- Connaitre les principes de base de la qualité et de la gestion des risques.
- Savoir organiser une réunion : préparation, invitation, réservation de salle
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
