RESPONSABILITÉS :
L'agent affecté à la direction des Affaires Médicales sera en charge :
- du secrétariat de la Direction des affaires médicales, de l'accueil et du renseignement des personnels médicaux (téléphonique, physique et courriel).
- de l'absentéisme médical,
- de la gestion et du suivi des cumuls d'activité des personnels médicaux,
Les missions seront les suivantes :
Secrétariat de la Direction
- Accueil physique et téléphonique des personnes reçues par la DAM,
- Frappe, mise en forme des courriers, rapport... remis par la DAM, diffusion et archivage,
- Gestion du courrier de la Direction (ouverture, dispatching),
- Gestion et suivi des bordereaux de transmission de la Direction générale.
Gestion de l'absentéisme médical
- Réception des arrêts (vérification de conformité),
- Saisie dans le logiciel RH et suivi de l'absentéisme (maladie) en fonction des divers statuts hospitaliers,
- Saisie net-entreprises en l'absence du binôme
Gestion du cumul d'activités :
- Réception et traitement des demandes
- Suivi des tableaux de cumul des personnels médicaux hospitaliers et hospitalo-universitaires en lien avec la Faculté de médecine
Compléments :
- Gestion et archivage des bulletins de salaire
- Attestations et ordres de mission des personnels médicaux
- Gestion des cartes professionnelles
PROFIL RECHERCHÉ :
Formations - Qualifications (Savoir ) :
Diplôme de niveau IV (bac) ou III (BTS, Dut) en gestion des ressources humaines, gestion des entreprises et / ou des administrations ou expérience similaire.
Expériences professionnelles (Savoir-faire ) :
- Communication : connaissances générales
- Gestion des ressources humaines : connaissances opérationnelles
- Logiciel dédié à la gestion RH : connaissances opérationnelles
- Organisation et fonctionnement interne de l'établissement : connaissances opérationnelles
- Statut des personnels médicaux : connaissances opérationnelles
- Esprit d'équipe
- Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint) et des requêtes de type BO
Qualités professionnelles (Savoir-être ) :
- sens du service public
- rigueur et méthode
- initiative et diplomatie
- sens de l'écoute et du dialogue
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
