Mission générale
La.Le secrétaire de direction en IME joue un rôle clé dans la gestion administrative, organisationnelle et logistique de l'établissement. Il/Elle assiste la direction dans ses fonctions quotidiennes, coordonne les activités administratives et assure la gestion des documents et des informations. Il/Elle garantit la fiabilité des informations et des tableaux de suivi, facilite la circulation des informations entre la direction, les professionnels, les familles et les partenaires, et apporte un appui administratif aux activités, aux recrutements et à la démarche qualité.
Liens hiérarchiques et fonctionnels
Il/elle exerce ses missions sous l'autorité hiérarchique des Responsables d'Unité, par délégation du Directeur Général, et doit lui rendre compte régulièrement.
Il/elle entretient des relations fonctionnelles internes avec l'ensemble du personnel de l'établissement.
Activités
1. Assistance à la Direction et suivi de la sécurité
2. Gestion et suivi de l'activité
2.1. Suivi administratif de l'activité et des présences
2.2. Recueil, consolidation et transmission des données d'activité
3. Gestion administrative des documents
4. Gestion des communications internes et externes
5. Gestion administrative des ressources humaines, en lien avec la direction et le service RH
5.1 Appui administratif au recrutement (CDI et CDD)
5.2. Gestion administrative des recrutements en CDD
5.3. Suivi administratif courant du personnel
6. Gestion logistique et suivi administratif des achats
7. Gestion et coordination des transports
8. Soutien à la gestion de la qualité
Qualification et compétences requises
Qualification :
Bac +2 (BTS ou DUT en gestion, secrétariat, administration)
Savoirs
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Excellente organisation, rigueur et gestion des priorités.
Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané et à respecter les délais.
Savoir-faire :
Autonomie et discrétion.
Capacités organisationnelles et sens du détail.
Respect de la charte graphique associative
Savoir-être :
Sens de l'écoute
Diplomatie
Réactivité dans la gestion des priorités.
Conditions de travail
Convention Collective de 66
Déplacements ponctuels sur le département
Horaires de journée
Télétravail possible
Travail sur 5 jours
Risques liés au poste
Troubles musculosquelettiques et fatigue oculaire
Stress
Conflits interpersonnels
Charge émotionnelle
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
