Description

RESPONSABILITÉS :

MISSION PRINCIPALE
Organisation des RCP « Suspicion de maladies complexes / rares »
La secrétaire médicale organise les RCP amont de recours et d'orientation, mensuelles (18h30-20h, hors vacances scolaires, sans présence requise de la secrétaire), ouvertes aux professionnels de santé de ville et médecins coordinateurs d'ESMS des territoires des CHU de Limoges et Poitiers.
Information et diffusion
- Diffuser aux professionnels concernés (médecine de ville, URPS, CPTS, CDOM, médecins coordinateurs d'ESMS) le planning annuel, les modalités de saisie dans Covalia (Poitiers) et Omnidoc (Limoges), les critères d'éligibilité et les pièces nécessaires à la présentation des cas.
Programmation des cas
- Pré-programmer les cas selon l'historique des demandes, les suivis à prévoir, la durée moyenne de présentation définie avec le responsable médical et le créneau de 1h30.
- Faire valider la programmation par le responsable médical au plus tard à J-15.
Préparation administrative
- Réaliser la préadmission du patient dans le DPI du CHU concerné (Télémaque à Poitiers ; Crossway / Maincare IC à Limoges), selon le logiciel de télé-expertise utilisé, en lien avec les services d'accueil et de gestion administrative des patients.
Organisation des visioconférences
- Réserver les salles aux deux CHU selon leur organisation interne.
- Diffuser le planning aux médecins référents de la RCP amont de la PEMR bi-sites.
- Transmettre, par messagerie sécurisée, le planning et le lien de visioconférence à chaque médecin requérant de ville ou d'ESMS, en précisant l'horaire de présentation de son cas.
Suivi des fiches RCP
- Transmettre les fiches aux médecins référents pour validation des conclusions.
- Finaliser leur mise en page.
- Enregistrer les fiches validées dans Omnidoc / Covalia, avec intégration par interopérabilité dans les DPI des CHU.
MISSION SPÉCIFIQUE
- Assurer l'accueil téléphonique des médecins libéraux de ville et d'ESMS requérants, pendant les jours et horaires d'ouverture définis du secrétariat.
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Poste à 50 %, en présentiel au CHU de Limoges, sans déplacement.
- Durée quotidienne de travail : 7h30, avec repos fixes.
- Horaires d'ouverture : 9h-12h / 13h-17h30.
- Jours d'ouverture (2 jours et demi) adaptables avec le/la secrétaire recruté(e).
- Formaliser et diffuser à la médecine de ville les jours d'ouverture de l'accueil téléphonique.

PROFIL RECHERCHÉ :

FORMATIONS OBLIGATOIRES REQUISES
- Diplôme d'Assistant(e) médico-administratif(ve) ou équivalent pour postuler.
- Formation interne à la prise de fonction :
- Aux logiciels DPI des CHU de Limoges et de Poitiers ;
- Aux logiciels de télé-expertise utilisés par les deux CHU ;
- Aux logiciels de déclaration des événements indésirables utilisés dans les deux CHU.

FORMATIONS - QUALIFICATIONS (SAVOIR)
- Maîtriser l'orthographe et la syntaxe, ainsi que le vocabulaire médical de base.
- Savoir utiliser les logiciels de bureautique : Windows, Word et Excel.
CONNAISSANCES PARTICULIÈRES (SAVOIR-FAIRE)
Après formation interne à la prise de poste :
- Utilisation du DPI des deux CHU ;
- Utilisation des logiciels de télé-expertise des deux CHU ;
- Utilisation des logiciels de déclaration des événements indésirables des deux CHU ;
- Gestion documentaire dans les logiciels des deux CHU prévus à cet effet.
EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES (SAVOIR-FAIRE)
- Avoir une expérience en secrétariat administratif ou médical pour postuler.
QUALITÉS PROFESSIONNELLES (SAVOIR-ÊTRE)
- Avoir le sens de l'accueil.
- Savoir s'adapter aux situations et aux différents professionnels.
- Être capable de travailler en équipe :
- Développer des relations de travail efficaces et harmonieuses ;
- Faire preuve de diplomatie.

- Respecter les règles du secret professionnel et de gestion du dossier patient.
- Avoir le sens de l'organisation et de l'esprit d'initiative :
- Faire preuve d'efficacité ;
- Faire preuve de rigueur ;
- Être ponctuel(le).

- Avoir le sens des responsabilités et rendre compte de ses actes auprès de ses supérieurs.