En tant qu'Office Manager, vous serez le véritable chef d'orchestre de la vie de bureau.
Garant(e) du bon fonctionnement quotidien de l'entreprise, vous assurerez la coordination des aspects administratifs, logistiques, informatiques, et ponctuellement des missions RH et comptables. Ce poste polyvalent à 360° exige rigueur, sens de l'organisation et une grande discrétion.
Vos missions seront les suivantes :
Services généraux : Gestion des fournitures , Gestion de l'imprimante et Stock de boissons, thés, cafés, Vaisselle
Administratif (impressions, ...)
Suivi et contrôle de la société de ménage
Suivi des petits travaux (ampoules,...), gestion petit électroménager
Courriers réception/envoi, RAR
Assistanat :
Commandes ponctuelles (arrivées, séminaires, ...)
Note de frais
Organisation déplacements
Accueil visiteurs
Accueil commandes, le cas échéant
Gestion salle de réunion
Réponse standard téléphonique
Sécurité : Gestion des badges, Extincteurs et Gestion alarme
IT/Téléphonie :
Contact pour l'IT si problème général et gestion sécurité, upgrade
Contact pour la téléphonie si problème général et gestion sécurité, upgrade
Problème informatique individuel
Gestion/achat petit équipement IT
Gestion/achat téléphones portables, casques, ...
Contrats des bureaux : Valider, gérer les contrats de bail, EDF, ménage, leasing imprimante, IT, téléphonie, ...
Admin RH : Variable de paie, ADP, tickets restaurant
Profil : Poste à temps partiel : (4 jours de 7h30/semaine ou 5 jours de 6 heures)
Qualités recherchées :
Aisance relationnelle
Sens du service et de la confidentialité
Autonomie et esprit d'initiative
Gestion de la documentation : classement, archivage, rédaction de courriers et rapports
Accueil et communication : filtrer les appels, organiser les rendez-vous, gérer les e-mails
Organisation : planification des réunions, gestion d'agendas, préparation logistique d'événements
Gestion des équipements : suivi du matériel (PC, imprimantes, téléphones)
Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, Outlook, Teams, voire SharePoint ou Power Automate
Connaissance de base des systèmes informatiques : réseaux, serveurs, logiciels métiers
