Sous l'autorité hiérarchique du/de la directeur.rice de l'EHPAD et de l'adjoint.e. de direction, l'agent administratif reçoit, oriente, renseigne le public (résidents, familles, visiteurs, intervenants extérieurs, agents). Il représente l'image de l'établissement auprès des visiteurs. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de l'établissement. Il gère les dossiers des résidents de leur entrée à leur sortie, ainsi que les demandes d'admission.
ACCUEIL :
- Accueil téléphonique, prise de messages, orientation des appels vers les différents services, renseignements si nécessaire et dans la mesure du possible.
- Accueil physique, accueil des personnes souhaitant constituer un dossier d'admission, renseignements divers.
- Prise de rendez-vous pour la coiffeuse et la socio-esthéticienne.
ADMISSIONS :
- Saisie des demandes d'admission sur Viatrajectoire.
- Gestion des dossiers des résidents de leur entrée à leur sortie.
- Gestion des demandes de dossiers de la résidence service.
ADMINISTRATIF :
- Préparation des contrats CDD.
- Gestion du courrier des résidents et de l'établissement.
- Aide aux différents responsables de service.
- Saisie et traitement des inventaires alimentaires, de produits d'entretien, de fournitures de soins et de protections.
- Gestion des commandes de linge pour la lingerie.
- Gestion de la préparation des dossiers des nouveaux salariés.
- Aide et soutien de la secrétaire comptable.
- Saisies diverses.
Poste à mi-temps
Travail le jeudi et vendredi sur une semaine / le mercredi, jeudi et vendredi sur la semaine suivante
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
