Description

Le/La secrétaire accueille, informe et oriente les résidents, les familles et les visiteurs, physiquement et au téléphone. Il/Elle participe à la gestion administrative de la résidence.

Il/Elle exerce sa mission dans le parfait respect des Chartes emeis, de l'intimité et de la dignité du résident, veille à son confort et à sa sécurité, observe la confidentialité des informations qu'il/elle détient à son égard, agit conformément aux procédures applicables.

Gestion des appels téléphoniques
* Réceptionner et orienter efficacement les appels téléphoniques internes et externes
* Prendre les messages et les transmettre dans les temps aux destinataires
* Évaluer l'urgence d'un appel et alerter l'interlocuteur adapté à la situation
* Commander des ambulances et taxis pour les résidents ou autres visiteurs
* Attribuer une ligne directe à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique. Tenir à jour la liste téléphonique des résidents présents
* Mettre à jour le répertoire interne et l'annuaire d'urgence
* Transmettre le standard en fin de poste

Accueil physique
* Accueillir avec respect et discrétion et orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques
* Informer le résident et sa famille, notamment sur les modalités d'hébergement. Présenter les prestations fournies. Répondre à leurs questions dans les limites de sa fonction
* Remettre le livret d'accueil au résident
* Remplir les fiches contacts et/ou enregistrer les demandes de réservation
* Aider les familles et résidents dans la constitution des dossiers APA, APL.
* S'assurer de la bonne tenue du hall et de la banque d'accueil. Porter une tenue vestimentaire adaptée à la fonction

Gestion des dossiers administratifs des résidents
* Ouvrir et tenir à jour les dossiers administratifs des résidents
* Préparer et suivre la facturation des séjours des résidents
* Préparer, contrôler et distribuer les factures des prestations à la charge du résident : revues, coiffeur, esthéticienne, pédicure, repas accompagnants, .

Assurer les encaissements et les remises bancaires
* Suivre les impayés et les contentieux
* Tenir le journal de caisse
* Préparer les dossiers et documents nécessaires aux entrées et aux sorties des résidents
* Tenir le registre des entrées et des sorties des résidents

Activités administratives
* Veiller à l'affichage des programmes d'animation et des menus
* Assurer la gestion de la « boutique »
* Assurer le suivi des commandes de repas du personnel
* Préparer les commandes de matériels de bureau et gérer les stocks
* Enregistrer les factures fournisseurs, les contrôler, les faire signer par la direction et les envoyer au service Fac To Scan une fois par semaine
* Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs, fournisseurs...) pour la résidence comme pour les résidents
* Classer les copies des courriers. Ranger les archives
* Saisir quotidiennement dans l'outil informatique les statistiques
* Participer à la gestion et au traitement statistique des questionnaires de satisfaction remplis par les résidents et autres indicateurs
* Réceptionner et transmettre les messages d'alarmes et de pannes
* Veiller à la mise à disposition des registres (maintenance, sécurité.)
* Réaliser divers travaux de secrétariat

Gestion administrative du personnel
* Accueillir et participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs
* Inscrire les salariés sur le registre unique du personnel (RUP informatisé)
* Effectuer les déclarations uniques d'embauche
* Tenir à jour le dossier du salarié
* Tenir à jour le « classeur visite et contrôle »
* Organiser et suivre les visites médicales des salariés
* Participer au suivi des absences dans les limites de ses compétences