La commune de Chavagne recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et technique à temps non-complet pour une durée de 1 an.
Sous la direction du responsable des services techniques, l'agent assure le secrétariat, la gestion administrative et le suivi des dossiers techniques, financiers et organisationnels. Il contribue à la coordination des demandes d'intervention, au suivi des activités des équipes et à la gestion des moyens matériels et des prestataires.
ACTIVITÉS
1. Gestion administrative et secrétariat des services techniques
- Accueil et gestion des demandes des usagers, des administrés et des élus
- Gestion administrative courante (rédaction et mise en forme de documents administratifs, classement, archivage etc.)
- Suivi administratif du personnel (gestion et suivi des fiches de congés, des absences et formations, en lien avec la direction des ressources humaines)
- Gestion financière (créer, transmettre et suivre les bons de commande, assurer le suivi des dépenses, contrôler les factures et le service fait, et entretenir les relations avec les fournisseurs et prestataires et prévoir les relances.)
- Instruction et suivi des sinistres
- Diffusion et actualisation des informations relatives au travaux sur Mon Village et auprès du service communication
2. Suivi administratif et gestion des dossiers techniques
- Suivi des dossiers et des contrats :
- Participer au suivi des achats et marchés publics
- Gestion des fournitures et des équipements
- Suivi de la gestion du parc automobile
- Contribuer à l'organisation logistique des événements et manifestations communales et assurer une veille sur les événements climatiques.
- Suivi des dossiers urbanisme
COMPETENCES
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des services techniques
- Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion administrative.
- Connaissance des procédures administratives
- Notions en marchés publics et en suivi des achats apprécié
SAVOIR-ÊTRE
- Sens de l'organisation, rigueur et méthode.
- Réactivité et capacité à gérer les priorités et les imprévus.
- Qualités relationnelles, sens de l'accueil et du service public.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Esprit d'équipe, autonomie et polyvalence.
- Capacité d'adaptation et aptitude à travailler avec des interlocuteurs variés.
INFORMATIONS
Rémunération statutaire + Participation à la mutuelle prévoyance + Participation à la mutuelle santé + prime annuelle + CNAS + amicale du personnel
Temps de travail : 21h/semaine
Merci d'adresser votre lettre de motivation et votre CV par mail à l'adresse rh@chavagne.fr ou par voie postale à l'attention de Monsieur le Maire de Chavagne - Rue de l'Avenir - 35310 Chavagne
Pour tout renseignement, merci de contacter le service des ressources humaines de la Mairie
Contact : rh@chavagne.fr
02 99 64 24 11
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
