L'assistant(e) administratif(ve) assure la saisie de documents administratifs et réalise diverses tâches administratives. Il/elle contribue à la bonne organisation des activités et à la fiabilité des informations administratives, notamment à travers la création et la mise à jour de tableaux de suivi sous Excel.
Missions principales
- Saisir, mettre à jour et contrôler différentes données
- Préparer les documents nécessaires à l'activité du service
- Mettre à jour des tableaux de suivi
- Saisir, contrôler et fiabiliser les données
- Utiliser les principales formules et fonctions Excel
- Effectuer des tris, filtres et recherches dans les tableaux
- Mettre en forme les données afin de faciliter leur lecture et leur exploitation
- Réaliser des synthèses et indicateurs simples à destination de la direction ou des responsables
- Gérer des échanges par téléphone et par messagerie électronique
Organisation et appui aux équipes
- Collecter les informations auprès des différents interlocuteurs
- Alerter le responsable en cas d'information manquante, d'anomalie ou de retard
- Participer à la bonne circulation des informations au sein du service
Compétences requises
- Maîtrise des fonctions courantes d'Excel : formules, tris, filtres, mise en forme, tableaux
- La maîtrise des tableaux croisés dynamiques est un plus
- Aisance générale avec les outils informatiques
- Bonne maîtrise de la messagerie électronique
Qualités professionnelles
- Rigueur et fiabilité
- Sens de l'organisation et des priorités
- Autonomie dans la réalisation des tâches confiées
- Capacité à travailler avec méthode
- Bon relationnel et esprit d'équipe
Profil recherché
Formation ou expérience dans le domaine administratif, secrétariat, gestion ou assistanat
Une expérience sur un poste administratif est appréciée
Temps de travail : 20h/semaine
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
