Accueil et renseignement du public interne et externe, prise de rendez-vous, gestion des agendas
Gestion des appels téléphoniques (filtrer, renseigner, prendre les messages, orienter)
Mise en relation des interlocuteurs avec les différents destinataires
Gestion du courrier électronique et papier, diffusion, suivi, affranchissement
Suivi de toutes les informations relatives au bon fonctionnement de l'établissement
Suivi des dossiers, archivage, classement des documents
Relations avec les services de l'Education Nationale
Participation aux réunions de Direction
Contribution à la documentation du chef d'établissement (circulaires.)
Mise en forme de documents, relecture, reprographie et diffusion
Connaissance du fonctionnement du système éducatif et des partenaires de l'établissement
Qualités attendues Maîtrise des outils bureautiques et de gestion
Aptitude à communiquer oralement et à retransmettre : précision, clarté, organisation du discours
Aptitude à classer, codifier, diffuser, archiver
Aptitude à rédiger
Aptitude à organiser son travail et celui de l'équipe dans le délai fixé : savoir anticiper, planifier, hiérarchiser les
urgences
Aptitude à accueillir les usagers
Aptitude à prendre des initiatives
Aptitude à déceler des erreurs ou anomalies de procédure
Aptitude à travailler en équipe
Aptitude à gérer la confidentialité des informations et données
Implication et disponibilité sur les horaires de travail définis en début d'année scolaire
Conditions particulières d'exercice :
Poste à mi-temps
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
