RESPONSABILITÉS :
Au sein d'un organisme public propriétaire d'un patrimoine immobilier varié (immeubles bâtis, lots de copropriété, terrains, domaines ruraux, domaine public), l'assistant(e) de direction est un collaborateur direct du directeur et du directeur adjoint en charge des sujets fonciers et immobiliers. Il assure seul la gestion de certains dossiers, participe à l'organisation du service et constitue un pivot dans l'organisation de toute la Direction. Cette embauche s'inscrit dans le cadre d'un remplacement de congés maternité pour une durée prévisionnelle de 8 mois.
Missions:
o Assistance de direction
- Gestion du courrier, des agendas des directeurs, de l'accueil téléphonique du directeur et du directeur adjoint, préparation des réunions internes
- Formalisation de tout type de fichier (word, excel, power point...)
- Accueil physique et téléphonique de façon périodique
- Participation aux réunions de directions
o Missions propres
- Constitution et suivi des dossiers de vente (et assimilés), éventuellement des donations et legs immobiliers ; lien avec les notaires, généalogistes... ; tenue des fichiers de suivi
- Actions de communication interne et externe
- Elaboration en lien avec les différents services des dossiers de reporting
- Préparation des dossiers présentés aux instances du CHU ; mise en oeuvre des procédures internes et réglementaires
o Gestion des dossiers transversaux de la direction
- Suivi du plan de formation, des congés et absences
- Fonctionnement général de la direction (commande fourniture et mobilier, suivi des contrats en lien avec l'organisation de l'espace de bureau...)
PROFIL RECHERCHÉ :
Qualités :
- esprit d'initiative
- sens de la méthode et de l'organisation
- faculté d'adaptation et de discrétion
- capacités d'expression orale et rédactionnelle
Formation :
- diplôme Bac ou Bac+2 type Support à l'Action Managériale
o maîtrise des outils bureautiques (tableurs, traitements de texte, outils de présentation et de requêtes)
o des connaissances complémentaires en droit et/ou gestion immobilière seraient un plus
Expérience :
- expérience réussie dans un poste similaire souhaitée
Conditions d'embauche :
- Poste basé à LYON
- CDD mi-temps
- Salaire d'embauche : 13 600 bruts annuels selon le profil et l'expérience
- Poste à pourvoir rapidement
- Candidature (CV + courrier d'accompagnement) à adresser au plus tard le 2 septembre.
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
