Dans le cadre d'une création de poste de l'Unité de Recherche, en collaboration avec les responsables de groupes de recherche et rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U. et à la Directrice de l'UR, l'Assistant(e) d'Institut est un(e) collaborateur(trice) de confiance, son emploi du temps est étroitement lié à la composante et doit s'adapter en fonction de la période de l'année universitaire. Il/Elle collabore également avec tout le personnel d'appui à la Recherche de l'Unité.
Les fonctions de l'Assistant(e) d'Institut peuvent évoluer en fonction des axes stratégiques de l'UCLy.
Missions et activités
Elle/il apporte une assistance administrative aux groupes de recherche (GR) de l'UR et aux événements de recherche en propres à l'UR
- Réserver des salles pour les séminaires de groupe ou des réunions de recherche,
- Assister les déplacements des enseignant(e)s-chercheur(e)s des GR,
- Prendre en charge l'organisation logistique des évènements scientifiques des GR,
- Suivre les factures et des dépenses liées aux activités des GR,
- Suivre le volet administratif de l'accueil des chercheur(e)s invité(e)s des GR,
- Gérer des bases de données, collecter et mettre à jour des informations, organiser le classement et l'archivage des dossiers,
- Rédiger des comptes rendus, des synthèses, des notes,
- Renseigner des tableaux de bord et élaborer des indicateurs d'activités du service à partir des données collectées.
Profil et compétences
- Loyauté, confidentialité et aptitude à porter les valeurs de l'institution,
- Esprit d'équipe (qualité de la relation, flexibilité des missions),
- Capacité à gérer les priorités, à relayer l'information,
- Rigueur, efficacité, autonomie,
- Sens de l'organisation, ouverture et esprit d'initiative,
- Coordonner et organiser des réunions et événements,
- Sens de l'accueil physique et téléphonique et capacité d'adaptation aux différents publics,
- Intérêt pour l'environnement universitaire,
- Bonne maîtrise de l'environnement numérique et outils interne (Word, Excel, Powerpoint.),
*Formation : Titulaire d'un bac, ou d'un bac+2/+3 avec expérience sur un poste similaire.
*Rémunération selon profil
*Poste à pourvoir : septembre 2026
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
