Dans le cadre d'un surcroît d'activité, la Faculté de Théologie recrute un(e) Assistant(e) d'institut qui travaillera en collaboration étroite avec les directeurs pédagogiques et la direction.
PRINCIPALES ACTIVITÉS :
Administration des formations - Diplômes d'État (Licence et Master) :
- Assurer l'accueil et la transmission d'informations pour les étudiants, les enseignants et les partenaires en direct, par mail et par téléphone,
- Paramétrer la formation sur Atlas,
- Gérer la scolarité sur Atlas : inscription administrative, pédagogique et financière, examens, notes, diplômes
- Vérification des données d'inscription avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,
Activités diverses :
- Assurer la planification des cours de l'ensemble des formations dans ADE/Atlas
- Gérer les évaluations des enseignements (S1 et S2) via Sphinx
- Prendre en charge l'organisation d'événement/réunions diverses (contact participants, prestataires, logistique.)
- Gérer les dossiers de bourses Fondation de France, en lien avec la commission de bourses et la RAU
- Soutenir les assistantes de la faculté dans la gestion des différentes formations, en particulier lors des périodes les plus chargées de l'année (inscriptions)
Tâches courantes de secrétariat :
- Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents et dossiers
- Créer et mettre à jour des listes et tableaux de suivi
- Affranchir, mettre sous enveloppes et suivre le courrier
- Etablir des ordres de mission et saisir des notes de frais dans emouv
- Gérer une partie des fournitures et matériel de bureau de la faculté
Profil et compétences
- Rigueur, efficacité, organisation, discrétion ;
- Grande polyvalence, agilité, autonomie, esprit d'initiative ;
- Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics ;
- Excellent relationnel, bonnes capacités de travail en équipe ;
- Excellentes capacités rédactionnelles,
- Bonne maîtrise de l'environnement numérique de travail (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, ERP...) ;
- Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels
- Formation : Bac+ 2 / Bac+3 avec expérience
Rémunération : selon le profil
Durée du temps de travail : CDD à temps partiel (25% à 30%) - 6 mois renouvelables
Poste à pourvoir : 1er septembre 2026
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
