Au sein d'un Etablissement public local , vous aurez pour mission d'accueillir le public et de participer à la gestion administrative du centre, notamment sur les formations continues
Description des missions :
Accueil de l'EPLEFPA
o Accueil physique : réception des visiteurs, ouverture des portails
o Accueil téléphonique
o Traitement du courrier/courriel
Appui administratif polyvalent pour le CFPCA
o Gestion des ordres de mission, des autorisations de déplacement
o Secrétariat des conseils de centre
Appui administratif formations continues (courtes et longues)
En lien avec les chargées d'ingénierie de formation et l'assistante en charge des formations continues
o Information sur les formations : envoi de la documentation sur les formations, suivi administratif des candidats
o Edition des devis, des conventions de formation, des convocations ;
o Organisation logistique des réunions d'information collective ;
o Suivi administratif au cours de la formation (gestion administrative des feuilles d'émargement et des absences, renseignement des tableaux de suivi, appui à la facturation);
o Edition des documents de sortie de formation, adaptés à chaque situation ;
o Appui à la constitution des dossiers d'inscription et saisie des dossiers sur les plateformes.
Aptitudes professionnelles :
Bonne connaissance des outils informatiques et bureautiques
Connaissance de la réglementation liée aux formations professionnelles pour adultes
Qualités personnelles :
Qualités d'accueil, d'écoute et de communication
Avoir de la rigueur et de la structuration dans son travail, être force de proposition dans l'organisation
Etre capable de s'adapter aux évolutions réglementaires
Conditions d'emploi
Bureau d'accueil de l'EPL
Quotité de travail : 50%, réparti au cours de l'année scolaire
Horaires de travail : tous les après-midi, de 13h15 à 17 heures, soit 18,75 heures par semaine sur 42 semaines
Prise de fonction : 4 janvier 2027
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
