Description

Le poste

Nous recherchons un(e) Chargé(e) de mission administrative pour piloter et fiabiliser l'ensemble des processus administratifs, RH, logistiques et financiers de l'entreprise. Poste transverse et polyvalent, à forte dimension opérationnelle, avec une dynamique projet importante : vous serez notamment moteur dans les chantiers de structuration des process et d'automatisation des outils (Notion, plateformes internes, digitalisation des flux), en lien avec les équipes concernées.

Ce poste s'adresse à une personne organisée, rigoureuse, autonome et à l'aise avec les outils numériques, capable de gérer un périmètre large tout en étant force de proposition sur l'amélioration continue des méthodes de travail.



Vos missions

1. Ressources Administratives & Financières
Comptabilité
- Facturation client (100 % des factures envoyées mensuellement - Esabora)
- Dépôt sur plateformes de marchés publics (Chorus / Ediflex)

Trésorerie
- Gestion des cautions intérim (demandes, GAPD, RG, suivi des levées, gestion des plafonds)
- Relances clients / gestion des impayés : reporting, fichier de suivi, relances téléphoniques et écrites, mises en demeure via huissier, suivi Notion

2. Gestion des risques
- Accréditations et conformité : registre et renouvellement des certifications (RGE, etc.)
- Assurances : suivi des polices, des sinistres et des dossiers d'indemnisation (registres Notion, déclarations et suivi)

3. Assistanat commercial
- Accueil et qualification des flux entrants, suivi des demandes clients (CRM prospect à jour)
- Relances clients (devis) et suivi post-chantier
- Gestion des dossiers d'appels d'offres publics : dépôt sur plateforme, gestion administrative, suivi des questions/négociations, renseignements sur les aides CEE
- Suivi administratif général : mise à jour des documents légaux, gestion du courrier, mise à jour des bases Notion

4. Gestion de projets - Structuration & Automatisation (dimension clé du poste)
- Contribution active aux projets d'amélioration des process internes du Groupe
- Participation à la mise en place de nouveaux process et de nouveaux outils
- Rôle moteur (sans nécessairement être chef de projet) dans les initiatives de digitalisation et d'automatisation des flux administratifs

5. Logistique, Matériel & Infrastructure
Flotte véhicules
- Planification et suivi de la maintenance
- Tenue du registre des réparations (Notion) et rapports de suivi
- Assignation des véhicules (Notion)
- Paiement et suivi des contraventions
- Mise à jour du tableau LOCAFLEET

Achats & Stocks
- Achats de matériel (IT, fournitures) et tenue de la liste du matériel référencé (Notion)
- Achats de fournitures IT (Amazon)
- Gestion des contrats fournisseurs (frais généraux) : registre (Notion), calendrier des échéances et alertes
- Gestion des sous-traitants : registre à jour, contrats et contrats-cadres (YouSign), déclarations et agréments MOA/MOE
- Suivi des stocks d'outillages et d'EPI : registre et commandes

6. Gestion des Ressources Humaines
- Cycle de vie collaborateur et droit social : gestion des entrées/sorties de personnel
- Remise des kits vêtements et EPI
- Suivi des formations : demandes de remboursement et gestion des factures Constructys

7. Documentation
- Gestion des archives physiques et numériques (mise à jour Dropbox)- Formation Bac+2 à Bac+3 en gestion administrative, assistanat de direction, gestion PME/PMI ou équivalent
- Expérience confirmée sur un poste similaire, idéalement dans un environnement multi-sites ou technique (BTP, industrie, services)
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et à l'aise avec les outils collaboratifs (Notion, YouSign, plateformes de dématérialisation)
- Sens de l'organisation, rigueur, autonomie et discrétion
- Esprit d'initiative et appétence pour l'amélioration continue des process et l'automatisation
- Capacité à gérer des priorités multiples et à travailler en transversal avec plusieurs services (RH, commercial, comptabilité, technique)