Au sein du Pôle International de la Direction des Formations et de la Vie Étudiante de la Faculté des Sciences et Ingénierie de Sorbonne Université :
Fonctions : Coordinateur administratif ou coordinatrice administrative de la mobilité internationale
Catégorie : C
Corps : ATRF
BAP : J
CDD de 4 mois.
Mission :
Sous la responsabilité de la cheffe du Bureau, le/la coordinateur / coordinatrice est en charge de la gestion administrative et financière des mobilités en programme d'échange. Il/Elle participe à la promotion de cette mobilité.
Activités principales :
1) Coordination de la mobilité étudiante en programme d'échange Erasmus ou hors Europe, pour toutes les disciplines :
- gestion administrative des dossiers de mobilité en collaboration avec les coordinateurs administratifs et pédagogiques de la Faculté des Sciences et des universités partenaires
- accompagnement personnalisé des étudiants sortants et entrants candidats à une mobilité internationale
- actualisation et dématérialisation des procédures administratives
2) Gestion des bourses pour la communauté étudiante de la FSI en mobilité sortante :
- accueil et information des étudiants/étudiantes
- montage et suivi des dossiers de demande de bourses de mobilité
- vérification de documents justificatifs et de l'éligibilité des étudiants/étudiantes aux aides financières
- coordination avec les services internes et plus particulièrement le service financier
- élaboration des états de versement et suivi des paiements des bourses
3) Activités de communication :
- élaboration d'actions de promotion et de diffusion de l'information pour augmenter le nombre de mobilités
- participation à l'organisation d'évènements de dimension internationale
- participation aux réunions de promotion de la mobilité organisées à la Faculté des Sciences et d'Ingénierie ou par les partenaires institutionnels
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
