Rattaché(e) à la la Directrice de l'immobilier et fonctionnellement à la Direction administrative et Financière (DAF), dans un contexte de déploiement du pôle immobilier, cette création de poste est un enjeu d'organisation et de structuration des process administratif/ financier et immobilière.
Gestion administrative
Suivi des conventions avec les tutelles :
- Tenue un tableau de suivi, respect des échéances (pour s'assurer du paiement dans les temps) et de la complétude des dossiers, préparation des documents nécessaires, mise en signature ;
Gestion administrative pour l'association :
- Déclarations administratives auprès des divers organismes (préfecture, Urssaf.). Par exemple : création d'établissements, mises à jour de numéro FINESS, .
- Préparation de courriers administratifs ;
- Organisation des documents, classements, archivage ;
- Appui aux équipes opérationnelles sur des sujets administratifs (envoi d'appels à projets, .)
Suivi des contrat fournisseurs :
- Interface avec les fournisseurs pour la signature et le bon suivi des contrats : télécommunication, énergie, assurance, véhicules, etc, .
- Demandes de mise à jour de données administratives auprès des fournisseurs
- Interlocutrice privilégiée des fournisseurs énergie, assurance, commodités pour les suivis et mises à jour des parcs (rattachement de lignes, ouverture de comptes.)
- Gestion du parc / matériel de travail : PC, téléphones, véhicules
- Soutien au pôle comptable pour la récupération de factures
Gestion administrative immobilier
- Suivi assurances : Suivi du parc des biens assurés (véhicules, biens mobiliers et immobiliers) et des sinistres.
- Mise à jour de process.
- Mise à jour de la base de données des baux.
- Vérification administrative des baux classement.
- Porte d'entrée pour les propriétaires bailleurs (Baux, pièces administratives ou financières, indexation des loyers.).
- Interface avec les gestionnaires locatifs externes (Habitat Solidaires, HH Gestion, Bénévoles du mouvement)
- Support aux responsables de centres pour les entrées ou sorties des appartements.
- Assure la coordination entre les services comptabilités et les différents centres.
Ces missions sont amenées à évoluer avec la croissance et la transformation progressive de l'organisation.
Titulaire d'un diplôme au minimum de niveau IV BAC+2/3.
Vous justifiez d'une expérience réussie dans un poste similaire de minimum 2 ans
ET vous avez envie de vous investir dans un projet à fort impact social et de relever des défis stimulants au sein d'une structure engagée !
* CDD - 31.5 heures
* Dates : dès que possible et jusqu'au 07/10/2026.
* Lyon 6 - Masséna
* A partir de 30K€ (suivant profil et expérience)
* titres restaurant
* Mutuelle, prévoyance
* CSE
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
