Objectif principal du poste :
Missions administratives variées : secrétariat, suivi de dossier, accueil téléphonique
Affectation :
Secrétaire de l'Association « Autour des Palhàs »
Temps de travail :
Du 1er septembre au 30 novembre : 4 x3h00 par semaine (matin ou après- midi)
Du 1er décembre au 30 avril : 1 fois 3h00 par semaine (matin ou après- midi)
Du 1er mai au 31 août : 2 fois 3h00 par semaine (matin ou après- midi)
Activités principales :
- Gérer les appels téléphoniques : Réception des appels, prise des messages, orientation des appels
- Recevoir, rédiger et transmettre le courrier, les e-mails
- Tenir à jour les différents listings (adresses mail, coordonnées)
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers
- Traitement et mise en forme des documents, rapports, courriers, tableaux
- Suivi des dossiers (organiser et renseigner les tableaux suivant instructions reçues)
- Accueillir et orienter les visiteurs
- Gestion des dossiers d'inscription des exposants (Envoi-Réception-Inscription)
Compétences requises :
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Maîtrise d'internet
- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, et internet, courrier électronique, consultation des site Web)
- Maîtrise des règles de classement
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
