Vos missions :
Placé (e) sous l'autorité du Chef de Service administratif et financier, vous assurerez les missions
suivantes :
Assurer le secrétariat et la gestion administrative
- Accueil physique et téléphonique : accueillir, orienter, répondre de manière adaptée, garantir
la fluidité et le traitement des informations, .
- Gestion des sorties des personnes accompagnées en famille
- Gestion et production administrative : produire et mettre en forme les différents documents
de toute nature et de tout type (planning véhicules, fiches de liaison jours/Nuits, planning
activités, reporting horaires, impression des menus ....)
- Classer, archiver et assurer le suivi des pièces administratives utiles au bon fonctionnement de
l'établissement, garantissant la bonne tenue des dossiers
- Constituer, mettre à jour et suivre les dossiers des personnes accompagnées (dossier
administratif, Classement des fiches de liaison ...)
- Participer à la réalisation des rapports interne et externe
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables, et vérifier la conformité des livraisons avec inventaire
- Gestion du courrier " Départ et réception "
- Réservation transports pour les personnes accompagnées
Compétences attendues :
- Expérience exigée en secrétariat
- Maitrise informatique (Pack office et navigation internet)
- Autonomie, responsabilité, rigueur
- Sens de l'accueil, confidentialité et discrétion professionnelle.
Lettre de motivation et CV sont à envoyer
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
