RESPONSABILITÉS :
Sous la responsabilité de la directrice du SAR et des cheffes de service, vous assurez l'accueil d'un public étranger bénéficiaire de la protection internationale ainsi que la gestion administrative des services SIR-CPH et AGIR. Vous contribuez au bon fonctionnement des services et apportez votre soutien aux équipes de direction et éducatives.
Vos principales missions :
1) Accueil
Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les usagers, partenaires et bénévoles
Recueillir les demandes, transmettre les informations et messages aux professionnels concernés
Gérer les rendez-vous et assurer la circulation des informations.
2) Soutien administratif
Préparer et suivre les dossiers, tableaux et documents administratifs des personnes accompagnées et des professionnels
Gérer les boîtes mail, plannings des salles, affichages obligatoires et bases de données
Contribuer au recueil des statistiques et à la mise à jour des fichiers
Organiser administrativement les réunions, rédiger et diffuser les comptes rendus
Gérer les commandes, assurer les relations avec les fournisseurs et le suivi des factures, notamment celles des interprètes
Assurer, le cas échéant, la tenue de la caisse
Suivre l'organisation administrative des cours de FLE et assurer l'interface avec bénévoles et apprenants
Collaborer avec les services RH, administratifs et financiers de la Fondation
Participer au travail d'équipe et assurer le reporting auprès de la hiérarchie
Préparer l'arrivée et le départ des salariés (matériel, équipements, etc.)
Effectuer ponctuellement des déplacements dans le département.
Nos avantages :
Convention collective nationale de 1966
Primes et avantages sociaux : sujétion spéciale, métier, tutorat, départ à la retraite, tickets restaurant
Reprise de l'ancienneté
18 jours de congés trimestriels
Formation et accompagnement à la prise de poste
Avantages du CSE (chèques vacances et cadeaux)
Prise en charge de 50 % des transports en commun
Possibilité de mutation et parking gratuit
Participation à la mutuelle et régime de prévoyance
Assurance responsabilité civile professionnelle
Prime médaille du travail dès 20 ans d'ancienneté
Avantages logement : avance caution, recherche de logement, prêts travaux à taux préférentiels, courtage.
PROFIL RECHERCHÉ :
- Vous êtes titulaire d'un BTS ou d'un diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine de la gestion administrative
- Vous avez le sens de l'accueil et des relations humaines, ainsi qu'un grand respect de la discrétion professionnelle et de la confidentialité
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Canva, etc.) et disposez de notions en anglais
- Vous êtes ouvert(e), avez un intérêt pour l'accompagnement d'un public étranger et savez adapter votre communication à des personnes ne maîtrisant pas ou peu la langue française
- Vous avez le sens des responsabilités, de bonnes capacités d'organisation et appréciez le travail en équipe.
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
