MISSIONS
Au sein d'une association de prévention et de promotion de la santé composée de 8 salariés et travaillant avec plusieurs prestataires, l'assistant(e) de direction, administratif(ve) et comptable contribue au bon fonctionnement administratif et financier de l'association, en lien avec la directrice et l'équipe.
Il/elle assure le suivi administratif et comptable courant et apporte à la direction les éléments nécessaires au suivi de l'activité et des budgets.
Gestion administrative
- Assurer la gestion administrative courante : mails, courriers, classement, archivage et suivi des dossiers.
- Réaliser les achats et commandes de matériel et de fournitures.
- Assurer le suivi des fournisseurs et des prestataires.
- Préparer et suivre les factures et paiements.
- Assurer le suivi des contrats, assurances, adhésions et principales échéances administratives.
- Participer à la préparation des réunions statutaires et au suivi administratif des décisions.
Gestion comptable et financière
- Assurer la saisie et le suivi de la comptabilité courante, en lien avec le cabinet comptable.
- Enregistrer et contrôler les recettes, dépenses, factures et pièces comptables.
- Suivre les règlements, encaissements et rapprochements bancaires.
- Assurer le suivi des subventions et de leur affectation.
- Préparer les éléments nécessaires à la paie et au suivi des frais professionnels et charges sociales.
- Utiliser les outils de comptabilité, de gestion des salariés et de suivi budgétaire de l'association.
Suivi budgétaire et appui à la direction
- Participer à l'élaboration et au suivi des budgets de l'association et des projets.
- Assurer le suivi analytique des dépenses et recettes par projet ou action.
- Mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi.
- Identifier les écarts entre les prévisions et les réalisations et en informer la direction.
- Préparer les éléments financiers nécessaires au suivi des projets et à la prise de décision de la direction.
- Contribuer à l'amélioration des outils et procédures de gestion de l'association.
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
