Contrat de 10 mois à 50 %
- Assurer le secrétariat de l'inspecteur de l'éducation nationale (IEN) et de l'équipe de la circonscription (organisation de réunion, gestion du courrier et des courriels, saisies de documents).
- Accueil physique et téléphonique du public (parents, enseignants,).
- Assurer la gestion des remplacements sous la responsabilité de l'IEN.
- Communication avec les interlocuteurs de la circonscription : DSDEN (services, autres circonscriptions),"usagers" de l'école, écoles (directeurs, maîtres), collèges (principaux enseignants), municipalités (élus et services municipaux), INSPE, services sociaux, associations, etc..
- Gestion administrative des personnels (création, suivi et mise à jour des dossiers.) avec l'aide des outils informatiques et notamment le suivi du remplacement (ARIA), le suivi des grèves (MOSART), les suivis des affectations (AGAPE), le suivi des élèves (ONDE) et autres.
- Création et mise à jour régulière d'un classement pertinent des dossiers et documents, accessibles à l'équipe de circonscription.
Conditions particulières d'exercice :
L'emploi du temps du ou de la secrétaire, établi avec l'inspecteur de l'éducation national et approuvé par celui-ci, doit s'adapter aux contraintes de fonctionnement de la circonscription, notamment pour les remplacements qui nécessitent une présence dès 8 heures afin de garantir le bon fonctionnement des écoles de la circonscription d'Agen.
Quotité de travail fixée à 50 %
Profil recherché :
- Discrétion, réserve, capacité d'écoute.
- Discernement et diplomatie pour accueillir les premiers appels des familles, des partenaires, des enseignants.
- Disponibilité, autonomie, réactivité.
- Rigueur et précision pour respecter les règles, délais et priorités définis par l'IEN, rendre compte de son action et des informations connues.
- Maîtrise de des outils de communication et de l'outil informatique (Word, Excel, courrier électronique.).
- Connaissance des règles et procédures administratives, des textes régissant les droits et devoirs des enseignants et de l'organisation du système éducatif et des services.
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
