Dans le cadre d'un accroissement d'activité, rattaché(e) hiérarchiquement à la R.A.U et sous sa supervision, vous contribuez à la gestion administrative et financière de la faculté en lien avec le Doyen, les Directeurs et le personnel.
Principales missions (liste non exhaustive) :
* Réaliser de tâches courantes du secrétariat (préparation et envoi d'emailings, de courriers, saisie et mise en page de documents, préparer et organiser les rendez-vous, les réunions, les évènements, suivi de dossiers, appels téléphoniques, archivage de documents, saisi notes de frais, commande des fournitures.).
* Apporter un soutien opérationnel à la RAU de la Faculté et de l'ILCF (chiffrage, préparation de données, etc.), en lien avec les assistantes, les enseignants.
* Analyser et comprendre les demandes des différents interlocuteurs, accompagner et apporter une réponse
* Assurer l'interface avec les services centraux (demandes nouveaux arrivants sur la Faculté : de badges, ordinateurs, droits informatiques.),
* Gérer des dossiers administratifs (enseignant/étudiants/surveillants), créer des comptes dans Atlas, validation de charge d'activité, envoi aux enseignants.
* Gérer des contrats enseignants / intervenants sur factures, surveillants, consulter des plannings enseignants ADE .faire le suivi des factures
* Élaborer et faire vivre des tableaux de bord,
* Suivre les facturations et les encaissements des droits de scolarité,
* Mettre en place un parcours d'intégration pour tout nouvel arrivant (suivi du classeur procédure pour la partie RH)
* Connaitre le nouveau logiciel (coté scolarité et RH) et être le relai, l'accompagnateur dans le futur changement. Pouvoir palier en cas d'absence ou en cas de besoin de renfort à certaines tâches urgentes
* Gérer la rédaction du planning de présence en lien avec la RAU
* Aider, si nécessaire dans la mise en place du plan stratégique à venir
* Contribuer à la bonne ambiance et au bien-être au travail.
Qualités requises
* Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics
* Connaitre les différentes activités /diplômes de la Faculté et le rôle de chaque assistante.
Compétences nécessaires
*Respect des valeurs / savoir-être / Respect de la confidentialité,
*Autonomie
*Bon relationnel / Adaptabilité et polyvalence (accueil physique et téléphonique)
*Compétences sur les outils informatiques de gestion et de secrétariat, Adaptation aux outils internes,
*Compétences rédactionnelles,
*Capacité à communiquer en anglais écrit/oral.
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
