Le poste d'assistant (e) a pour objectif de seconder le directeur de cabinet dans l'ensemble de ses missions d'appui à l'exécutif. Ce poste implique un accès à des informations sensibles ou stratégiques, d'où une exigence forte de discrétion professionnelle et de loyauté.
Par ailleurs, l'assistante(e) participe également la permanence de l'accueil.
Sous la Responsabilité du Directeur de Cabinet, vous travaillez au sein d'une équipe disposant de compétences variées permettant de couvrir l'ensemble des volets du développement. Vos missions seront les suivantes :
- Accueil téléphonique et physique (usagers, élus, partenaires)
- Gestion des agendas (prise de rendez-vous, organisation des déplacements, suivi des manifestations et des représentations de la communauté de commune)
- Courriers (logiciel March) : Enregistrement, suivi des courriers arrivés. Rédaction, mise en forme des courriers départ.
- Mise en forme et diffusion des notes, présentations,
- Préparation des dossiers (supports, discours, logistique) en coordination avec les services
- Classement et archivage des documents (courriers, mails, dossiers)
- Événements : Organisation, envoi et suivi des invitations (courriers, mails)
- Salles de réunion : réservations, préparation et rangement, matériel vidéo
- Gestion administrative et financière du Cabinet (logiciel Sedit)
Sous la responsabilité de la responsable de l'administration générale et en binôme avec l'assistante d'accueil :
- Gestion du standard téléphonique
- Gestion de l'accueil physique du public
- Gestion de l'espace d'accueil
Profil recherché
- Connaissance de l'accueil physique et téléphonique
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Protocole : Connaissance des règles de communication institutionnelle
- Connaissance des procédures administratives et financières des collectivités territoriales
- Qualités rédactionnelles (courriers protocolaires, comptes rendus, notes)
- Rigueur et sens de l'organisation, sens des priorités et gestion du temps
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les délais
- Capacité à travailler en transversalité avec l'ensemble des services
- Comptabilité : Suivi (engagements, factures)
Temps de travail : Temps non complet 17h30/semaine
Rémunération : statutaire + régime indemnitaire + Avantages sociaux : titres restaurant, CNAS, participation prévoyance et santé
Localisation du poste : SAINT-VALLIER (26240)
Poste à pourvoir : Dès que possible
Date limite de dépôt des candidatures : Au plus tard le 16 août
Référence candidature à rappeler : 26-46 PDIR Ass Cab
Code ROME : M1604
L'Assistant de direction joue un rôle essentiel dans la gestion et l'organisation administrative d'un service ou d'une entreprise.
Assiste le ou les dirigeants dans leurs tâches quotidiennes, prépare des dossiers, des rapports et des présentations
Représente le point de contact entre la direction et les autres services de l'entreprise, ainsi qu'avec les partenaires externes
Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service ou de la structure
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, etc.)
Gère l'agenda, organise les déplacements et prépare les réunions de la direction ainsi que les compte-rendus
