L'association Résonances Médiations, reconnue d'Intérêt Général, développe depuis 30 ans, une action centrée sur l'accompagnement des familles en période de crise et/ou transition à partir des techniques de la médiation. L'essentiel de son activité porte sur la médiation familiale et les actions de parentalité. Elle est présente sur 5 antennes et 3 départements (Var, Vaucluse, Bouches du Rhône) pour accompagner chaque année plusieurs centaines de familles, enfants et personnes âgées dans l'objectif de dénouer le conflit et renouer le dialogue.
Aujourd'hui, notre antenne de Draguignan recherche son assistante administrative afin d'assurer différentes fonctions d'accueil et de gestion au sein de l'association, de venir en soutien à la responsable de territoire pour assurer le bon fonctionnement de l'antenne et permettre la continuité du suivi administratif du dossier du bénéficiaire tout au long de sa prise en charge sur l'antenne.
Pour cela la personne recrutée devra avoir une expérience ou une formation en sciences humaines/social, apte à gérer des situations relationnelles sensibles. »
Missions générales :
- Contribuer à la bonne mise en œuvre de la demande de l'usager.
- Être une personne ressource pour l'équipe des médiateurs de l'antenne en assurant le bon fonctionnement logistique, l'organisation administrative des dossiers et la circulation régulière de la communication au sein de l'équipe de l'antenne.
Missions spécifiques :
Accueil physique et téléphonique
- Evaluation de la demande et traitement
- Prise et confirmation de rendez-vous
- Tenue des agendas
Gestion administrative des activités de l'antenne en médiation familiale :
- Constitution et suivi des dossiers en lien avec la responsable de territoire
- Saisie et mise en forme des courriers
- Gestion de la tenue des permanences
- Saisie et contrôle des statistiques dans le logiciel spécifique à l'association
- Établissement des factures
Gestion logistique et matérielle de l'antenne :
- Gestion de la caisse en lien avec la responsable territoire et dépôt des encaissements
- Gestion des fournitures et des outils de bureautique
- Lien avec la responsable administrative et financière : feuilles de congés (mémo)
- Gestion des locaux : tels que : clés, chauffage, contact propriétaire / gestionnaire, entretien des locaux
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
