Description

Gestion administrative, appels d'offres et suivi comptable;
Dans le cadre de notre activité de bureau d'études, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction polyvalent(e) pour assurer la gestion administrative quotidienne de l'entreprise, le suivi des appels d'offres et l'assistance à la gestion comptable et financière.

Vos principales missions seront:

Gestion des appels d'offres :

Veille et suivi des appels d'offres
Constitution et gestion des dossiers de candidature (cotraitance et mandataire).
Préparation, enregistrement et dépôt des réponses
Suivi administratif des candidatures et des offres

Gestion administrative et comptable :

Création, enregistrement et suivi des affaires
Établissement et suivi des devis et des factures
Dépôt des factures sur Chorus Pro ou autre transmission
Cession de factures
Suivi des règlements clients et relances
Enregistrement des factures fournisseurs et partenaires.
Règlements factures
Suivi des règlements fournisseurs
Préparation éléments comptables et Interface avec l'expert-comptable

Assistanat de direction et gestion courante :

Gestion des boîtes mails et suivi des correspondances
Relecture, correction et mise en forme de documents professionnels (mémoires techniques, rapports, comptes rendus, etc.)
Mise à jour des documents administratifs et des attestations
Classement, archivage et suivi des dossiers

Gestion administrative du personnel :

Suivi des éléments de paie en lien avec le cabinet social
Gestion des titres restaurant
Suivi des notes de frais et des indemnités de déplacement
Contrôle des bulletins de paie.
Suivi des virements et gestion des éléments administratifs du personnel

Formation et services généraux :

Organisation et suivi administratif des formations
Gestion des dossiers de prise en charge auprès de l'OPCO.
Suivi des relations avec les prestataires et organismes externes
Gestion administrative des services généraux.

Profil recherché :

Première(s) expérience(s) souhaitée(s) en assistanat de direction ou gestion administrative polyvalente
Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook
Connaissance des procédures d'appels d'offres et des marchés publics
Bonnes connaissances en gestion comptable et facturation
Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques
Rigueur, autonomie, organisation et sens des priorités
Discrétion, polyvalence et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

Connaissances, compétences complémentaires; Connaissance des logiciels et plateformes - Eurécia, Pennylane, Chorus Pro - Serait un plus (sinon la formation sera assurée en interne).

Qualités attendues; Nous recherchons une personne autonome, rigoureuse, réactive et polyvalente, capable d'assurer le suivi de dossiers variés, de respecter les échéances et d'être un véritable appui administratif et organisationnel à la direction.

Travail hebdomadaire sur 4 jours
Procédure de recrutement avec phase de test - mise en situation (les détails seront préalablement portés à la connaissance des candidat(e)s présélectionnés).

Avantages :

Mutuelle socle santé à 50% prise en charge par l'employeur
Titre de restauration ; valeur faciale 9 € avec prise en charge par l'employeur à 60%
PEE abondé à 300 %
PERCOLI abondé à 100 %

Si vous êtes cette personne ; ADRESSEZ UNE LETTRE DE MOTIVATION ET UN CV PAR COURRIEL À : admin@agence-spoon.fr