Description

RESPONSABILITÉS :

Vous assurez des activités polyvalentes de gestion administrative, financière et logistique. Vous intervenez sur le suivi des commandes, des factures, des déplacements professionnels et des contrats, en veillant au respect des procédures et des règles de gestion de l'Université.
Votre rôle contribue à la fiabilité des opérations financières, à la traçabilité des dépenses et à la continuité du service auprès des personnels du laboratoire.
Au quotidien, vous exercez les activités suivantes :
- Assurer le suivi des commandes et des factures : vous saisissez les bons de commande, suivez les livraisons, attestez le service fait et assurez le suivi du règlement des factures. Vous veillez également au rattachement des pièces justificatives et à leur archivage.
- Organiser les déplacements professionnels : vous saisissez les commandes de mission, gérez les réservations de transport et d'hébergement, validez les voyages sur les plateformes dédiées et établissez les états de frais.
- Suivre les données financières : vous alimentez les tableaux de bord, réalisez des extractions à partir des systèmes d'information et assurez le suivi des workflows de gestion.
- Contribuer au suivi des contrats : vous préparez et suivez les éléments nécessaires à la justification des contrats, dans le respect des procédures et des échéances.
- Accompagner les personnels : vous répondez aux demandes d'information relatives à la gestion financière et expliquez les procédures applicables aux membres du laboratoire.
- Participer au fonctionnement collectif : vous prenez part aux réunions de gestion organisées par l'Université et contribuez à la bonne circulation des informations au sein du service.
Vous assurez le suivi de vos dossiers de la demande initiale jusqu'à leur archivage, en portant une attention particulière à la conformité et à la disponibilité des pièces justificatives.

PROFIL RECHERCHÉ :

Vous êtes titulaire d'un baccalauréat ou d'un BTS, idéalement dans le domaine de la comptabilité publique, ou vous disposez de compétences équivalentes. Vous souhaitez mobiliser vos compétences en gestion administrative et financière dans un environnement universitaire.
Vous connaissez les principes de la gestion financière et comptable d'un établissement public, ou êtes prêt-e à vous familiariser avec les procédures propres à l'Université. Une appétence pour les outils informatiques de gestion et le traitement de données administratives sera un atout pour réussir dans vos missions.
Vous êtes en mesure de :
- Organiser votre activité en tenant compte d'un calendrier et de procédures de gestion.
- Appliquer des règles de gestion financière et assurer la fiabilité des opérations.
- Utiliser des logiciels spécifiques à la gestion, notamment SIFAC, les outils intranet et la plateforme CAP5.
- Produire des documents de suivi, alimenter des tableaux de bord et rendre compte de votre activité.
- Communiquer avec différents interlocuteurs et expliquer les procédures avec pédagogie.
Vous êtes reconnu-e pour votre rigueur, votre fiabilité et votre sens de l'organisation. Vous savez gérer plusieurs dossiers en parallèle, faire preuve d'autonomie et travailler en équipe. Votre sens relationnel vous permet d'accompagner les personnels avec clarté, tandis que votre capacité d'adaptation vous aide à suivre l'évolution des outils et des procédures.
Le poste requiert une présence dans les locaux entre 8 h et 17 h, avec une organisation permettant d'assurer la continuité du service et l'accueil des livreurs. La fiche mentionne un cadre hebdomadaire de 37 h 30 minimum, à clarifier au regard de la quotité de travail de 50 %.
Envie de contribuer au bon fonctionnement d'un laboratoire de recherche ? Rejoignez l'UMET et mettez vos compétences en gestion au service des équipes scientifiques de l'Université de Lille.