Vous aurez en charge les tâches suivantes :
-la comptabilité : la gestion comptable des dossiers Béguinage (clients et fournisseurs), le suivi des règlements des clients, des tiers et des organismes (relances, etc), la participation à la clôture annuelle.
-les relations avec les organismes extérieurs : les relations avec les conseils départementaux pour le suivi de l'APA, pour les dossiers d'aide sociale, établissement le tableau trimestriel de suivi des résidents pour la CPAM, la relation avec les notaires pour les successions, avec les familles pour la prise en charge administrative du résident.
-la gestion des dossiers des résidents : établissement des contrats de séjour des résidents, et les avenants, des contrats de bail pour les locataires, et les avenants, la mise à jour des dossiers des résidents et des locataire, le montage des dossiers APL, l'aide administrative auprès de certains résidents n'ayant pas de famille dans l'attente d'une mise sous protection, la mise à jour du registre des entrées et des sorties des résidents, établissement le justificatif des sommes payées par les résidents et les familles en vue d'établir la déclaration d'impôt sur le revenu, la préparation des dossiers pour mise sous protection, le suivi des mesures de protection : curatelle et tutelle, l'archivage des dossiers administratifs des résidents
-les ressources humaines : l'archivage des dossiers salariés
-l'accueil en cas d'absence de la chargée d'accueil : réception des appels, prise de messages, orientation du public, tri et ouverture du courrier de l'établissement, tri du courrier aux résidents, la gestion des dossiers d'inscription à la Maison de retraite : envoi dossier, accueil des familles et résidents, visite de l'établissement, prise du RDV avec le médecin coordonnateur et la direction, suivi et relances, ouverture des lignes téléphoniques à l'arrivée des résidents, mise en route des appels malades à chaque arrivée, mise à jour du dossier résident, partie administrative, dans le logiciel de soins.
**Poste à temps partiel avec le mercredi travaillé sur la journée**
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
