Les missions
Au sein du service, vous serez encadré.e pour la prise en charge des missions suivantes :
- Assurer la gestion du site : réception et traitement des appels téléphoniques ; gestion des prestataires et fournisseurs du site ; préparation et réservation des déplacements des collaborateurs et collaboratrices.
- Assurer les opérations commerciales et de facturation : préparation des dossiers de candidature aux appels d'offres ; traitement et saisie des documents commerciaux ; facturation et relance des factures.
- Assurer le suivi comptable : suivi des facturations et des fournisseurs et des notes de frais des collaborateurs et collaboratrices.
- Assurer la continuité : prise en charge des tâches prioritaires des autres assistant-es, en appui ou en cas d'absence.
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
