RESPONSABILITÉS :
Sous la supervision du directeur, elle organise, coordonne et assure l'ensemble des missions de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement :
1. Accueil et communication
- Accueil physique et téléphonique des usagers, familles et partenaires.
- Gestion du registre d'accueil.
- Réception, traitement et distribution du courrier et des courriels.
- Orientation des demandes vers les interlocuteurs compétents.
2. Gestion administrative des personnes accueillies
- Suivi des admissions et constitution des dossiers administratifs.
- Préparation des documents d'accueil remis aux familles.
- Mise à jour, classement et archivage des dossiers.
- Alimentation et suivi du Dossier Informatisé de l'Usager (DIU).
- Participation à la gestion administrative des séjours de vacances.
- Suivi des présences, élaboration de tableaux de bord et contribution au rapport d'activité.
3. Gestion administrative de l'établissement
- Mise à jour des documents de fonctionnement (astreintes, suivis techniques, listes de contacts).
- Gestion des commandes de fournitures, timbres et suivi des prestataires.
- Organisation et coordination de rendez-vous et d'événements institutionnels.
- Rédaction de courriers, notes, comptes rendus et autres documents administratifs.
- Création d'outils de suivi informatique et production de statistiques.
- Collecte, compilation et transmission des données et documents auprès des services internes et partenaires externes.
PROFIL RECHERCHÉ :
La secrétaire doit disposer :
- De solides connaissances du secteur médico-social, de l'environnement institutionnel et des partenaires,
- Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, visioconférence),
- Des techniques administratives telles que l'accueil, le classement, l'archivage, la rédaction de comptes rendus et de notes de synthèse.
Elle doit faire preuve de rigueur, d'organisation et d'autonomie dans la gestion de ses missions, savoir hiérarchiser les priorités, respecter les échéances et appliquer les procédures en vigueur.
Sur le plan relationnel, elle doit posséder de bonnes qualités d'écoute, un sens du travail en équipe, une capacité à communiquer efficacement avec les interlocuteurs internes et externes et une grande discrétion.
Elle participe activement à la dynamique institutionnelle portée par le projet d'établissement.
Code ROME : M1607
L'assistant administratif est chargé d'assurer le bon fonctionnement administratif d'un service, d'une entreprise ou d'une organisation.
Organise les agendas, les réunions et les déplacements des collaborateurs ou des responsables
Rédige et met en forme les courriers, comptes rendus, rapports et documents administratifs
Gère le traitement des appels téléphoniques, des courriels et du courrier entrant et sortant
Assure le suivi et l'archivage des dossiers administratifs, physiques et numériques
Coordonne la circulation de l'information entre les différents services et interlocuteurs externes
Contrôle et met à jour les bases de données, tableaux de suivi et documents administratifs
